E-mail (koniec 2013)

Poniższy artykuł został napisany i opublikowany 3 lata temu. Istnieje spore prawdopodobieństwo, że część informacji i linków jest już nieaktualna.

W ubiegłym roku opisałem tutaj mój sposób radzenia sobie z nadmiarem wiadomości przychodzących w e-mailowej skrzynce odbiorczej. W tekście ująłem podstawy teoretyczne oraz narzędzia, pozwalające na sprawne urzeczywistnienie tych pierwszych. I choć taktyka, i podejście pozostały w dużej mierze niezmienione, w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy znacząco zmieniły się narzędzia.

Co pozostało bez zmian?

Nadal mam wyłączone wszystkie powiadomienia o przychodzących wiadomościach na wszystkich urządzeniach (wyjątkiem jest tylko pięć adresów nadawców w prywatnym koncie mailowym). Nadal nie rozpoczynam dnia od sprawdzenia skrzynki odbiorczej, bo plan zadań na dany dzień mam ustalony od popołudnia dnia poprzedniego. Nadal sprawdzam pocztę tylko kilka razy dziennie (trzy do czterech, w zależności od dnia), ograniczając spędzany nad tym czas (opisywana w tym numerze aplikacja Daily Routine bardzo w tym pomaga), bo nadal uważam, że największą zaletą komunikacji mailowej jest jej główna cecha – asynchroniczność. Nadawca musi przecież liczyć się z tym, że otrzyma odpowiedź z mniejszym lub większym opóźnieniem.

Przyszedł jednak moment, w którym całe to zarządzanie wiadomościami samo w sobie zaczęło zajmować sporo czasu, więc zacząłem się zastanawiać czy to w ogóle ma sens. Czy nie lepiej byłoby po prostu odpisywać na wiadomości w momencie, gdy trafiają do skrzynki? Odpowiedź jest oczywista – pewnie byłoby to rozwiązanie idealne – ale przy takiej ilości wiadomości, jakie otrzymuję (i prawdopodobnie nie jestem w tym odosobniony; każdy z nas otrzymuje więcej maili niż by chciał) byłoby to zajęcie co najmniej na pół etatu, nie wspominając już o tym, że przychodzące wiadomości ogromnie przeszkadzają w pracy (kto nigdy nie pracował z kodem, ten tak naprawdę tego nie zrozumie). Co więcej, uważam, że jeśli opracuje się dla siebie odpowiedni sposób zarządzania wiadomościami, ich ilość nie powinna mieć znaczenia; powinien on być bowiem skalowalny i sprawdzać się zarówno w sytuacji, gdy dostaje się 30 wiadomości dziennie, jak i wtedy, gdy otrzymuje się ich 120.

Nie chodzi mi o implementację własnego sposobu, bo to jakich używa się do tego narzędzi to sprawa drugorzędna. Ważniejsze są podstawy, założenia, decyzje o tym ile czasu dziennie chcesz lub możesz poświęcić na spędzenie w skrzynce odbiorczej czy tym w jaki sposób ją traktujesz. Dopiero gdy ten etap będziesz miał za sobą, powinieneś zastanawiać się jakich narzędzi do tego użyć; nie wcześniej i nie odwrotnie. Jeśli więc kolejne akapity będą zawierały informacje o konkretnych aplikacjach i rozwiązaniach, polecam rozpatrywać je tylko pod kątem tego czy nadają się do obranej przez Ciebie drogi, a nie narzucać ją w jakikolwiek sposób.

Co się zmieniło?

To, co od ostatniego artykułu zmieniłem jako pierwsze, był podział na skrzynkę służbową i prywatną dokonany poprzez użycie dwóch różnych klientów e-mail (najpierw, testowo, Postbox jako skrzynka prywatna, później zamienione miejscami – systemowy Mail prywatnie, Postbox do służbowych adresów). Powód był bardzo prosty; ludzie, na których najbardziej mi zależy, bywali zaniedbywani, bo czekali w kolejce na odpowiedź razem ze wszystkimi innymi. Dodatkowo, dzięki takiemu podziałowi, mogłem bez przeszkód odpowiadać na maile prywatne w weekendy, kiedy zobaczenie służbowej skrzynki odbiorczej bywało (i wciąż jest) ostatnią rzeczą na jaką miałbym ochotę. Już po kilku dniach używania dwóch programów pocztowych, poprzedni sposób (tj. wszystkie skrzynki w jednym kliencie) uznałem za zwyczajnie głupi i aż dziwię się, że po publikacji ostatniego tekstu nikt nie zwrócił na to uwagi.

Drugą rzeczą, którą chciałem zmienić (o czym pisałem już w ostatnim akapicie wspomnianego wcześniej tekstu) było umożliwienie sobie zarządzania wiadomościami z poziomu iPada, którego z czasem używałem chętniej i częściej, zwłaszcza popołudniami i w weekendy. Poprzedni system opierał się jednak w całości na aplikacji Mail w systemie OS X i dostępnych do niej wtyczkach, których nie sposób zainstalować w iOS. Mogłem więc otagować wiadomość czy dopisać do niej konkretną datę tylko, gdy miałem pod ręką komputer. Było to na tyle duże ograniczenie, że zacząłem się rozglądać za narzędziami dostępnymi dla iOS, sprawdzając, która z nich najlepiej wpasuje się w mój system. Próbowałem wielu z nich i prawdę mówiąc, ten artykuł początkowo miał stać się właśnie ich opisem, bo każda ze sprawdzonych aplikacji miała w sobie coś ciekawego. Uznałem jednak, że jest to sprawa tak subiektywna i tak zależna od własnego sposobu zarządzania wiadomościami, że taki tekst niczego by nie wniósł.

Mimo braku opisu funkcjonalności sprawdzonych aplikacji, muszę w tym miejscu nadmienić, że choć każda z nich niosła ze sobą jakieś ciekawe bądź użyteczne rozwiązanie, to też każda miała w sobie coś, co ją skreślało. Poszukiwania wciąż trwały.

Kolejną rzeczą, która wymagała zmiany, była ilość miejsca na dysku zajmowana przez klienty pocztowe ze swoimi bibliotekami. Zarówno w systemowym Mailu, jak i Postboxie – bez względu na ustawienia dotyczące zachowywania załączników – doszedłem do momentu, gdy zajmowały one 16 GB na dysku, co przy dostępnych dziś pojemnościach dysków SSD jest sporą wartością, tym bardziej, że wcale nie było mi potrzebne przechowywanie ich wszystkich na dyskach. Jeśli wziąć pod uwagę, że to 16 GB dotyczyło każdego z używanych komputerów, sprawa stawała się jeszcze bardziej poważna.

À propos kolejnych komputerów; choć synchronizacja serwerów IMAP działa znośnie, to jednak po otwarciu laptopa i uruchomieniu klienta pocztowego zawsze trzeba było dać mu kilkadziesiąt sekund na odświeżenie zawartości skrzynki, zaktualizowanie elementów wysłanych i pobranie szkiców wiadomości. Gdyby istniało rozwiązanie, które poprawia i to – myślałem – chętnie bym z niego skorzystał.

W ten sposób, poszukując odpowiedniego dla siebie programu pocztowego, dotarłem do FastMail, który … programem pocztowym nie jest. FastMail to usługa, tak samo jak Gmail czy iCloud. Ale skoro szukałem klienta, to po co mi usługa? Okazało się bowiem, że usługa ta ma tak przemyślany i przyjemny w obsłudze interfejs webowy, że niepotrzebny jest żaden klient pocztowy. Piszę to ja, który jeszcze kilka miesięcy wcześniej zarzekałby się, że nie będzie używał żadnej usługi w przeglądarce, skoro można do tego przydzielić oddzielną aplikację.

FastMail zaskoczył mnie i przekonał do siebie co najmniej kilkoma rzeczami; od szybkości działania serwisu, poprzez doskonały moduł wyszukiwania czy pełną obsługę serwisu z klawiatury aż po zaawansowane możliwości przypisywania aliasów, tożsamości, reguł po stronie serwera itp. Dodatkowo, FastMail rozwiązał dwa opisane powyżej problemy, o czym więcej za chwilę.

FastMail jest usługą płatną, lecz oferuje aż 60-dniowy okres testowy. Zarejestrowałem się, dołączyłem do niego wszystkie swoje służbowe konta, z których FastMail co kilka–, kilkanaście minut pobiera nowe wiadomości i potworzyłem aliasy, żeby móc wysyłać wiadomości z interfejsu FastMail, które przedstawiałyby się jak wysłane natywnie z domeny np. fabryka-pikseli.pl. Wyłączyłem używanego wówczas Postboxa na komputerze i dałem sobie tydzień na poużywanie tylko FastMaila. Po nim wykupiłem roczną subskrypcję.

Jak to teraz wygląda?

Obecnie mój system wygląda następująco; wszystkie moje służbowe konta (oraz jedno używane do wszelkich subskrypcji, newsletterów itp., którego posiadanie uważam za konieczne i polecam wszystkim, choć więcej o tym za moment) są podpięte do usługi FastMail, gdzie każda z zewnętrznych skrzynek odbiorczych ma swój własny katalog, a wiadomości z mojej najważniejszej skrzynki trafiają bezpośrednio do FastMailowego inbox. Do obsługi webowego interfejsu tej usługi, przy komputerze używam aplikacji Fluid, o której pisałem niejednokrotnie, a która za niewielką opłatą potrafi ze strony internetowej zrobić aplikację. W trybie pełnoekranowym wygląda ona znakomicie, zwłaszcza na 11-calowym MacBooku Air. W przypadku iPada korzystam z tego samego interfejsu zapisanego jako skrót w Docku – biorąc pod uwagę brak skrótów klawiszowych (przynajmniej do czasu podłączenia do iPada zewnętrznej klawiatury) jestem ogromnie zaskoczony jak przyjemnie się tego używa. W kwietniu pisałem, że nie używam poczty w telefonie, co w dużej mierze nadal jest prawdą, jednak zdarzyło się kilka sytuacji, w których dostęp do skrzynki pocztowej okazał się wygodnym udogodnieniem. Ze względu jednak na to, że webowy FastMail na niedużym ekranie iPhone’a nie wygląda najlepiej, zostawiłem sobie w telefonie aplikację Dispatch – jedną z tych, które testowałem podczas swoich poszukiwań iOSowych klientów pocztowych. Dispatch nie potrafi wprawdzie zajrzeć „głębiej” niż tylko do inbox podpiętego konta, ale w moim przypadku tylko tego potrzebowałem. Tym, czym się odwdzięcza jest natomiast możliwość przeniesienia wiadomości lub fragmentów ich treści do OmniFocus, Evernote, Fantastical, Instapaper, 1Password, Due, Drafts i 15 innych. Aplikacja ta jest tak dobra, że przez pewien czas – na moment przed poznaniem FastMail – mimo braku wersji dla iPada, używałem jej iPhone’owej, powiększonej wersji na tablecie.

Powyższy zestaw przyniósł kilka sporych udogodnień względem wcześniejszego systemu.

  1. Mogę w wygodny sposób zarządzać wiadomości przy użyciu iPada, bez żadnego kompromisu w zakresie funkcjonalności.
  2. Dzięki temu, że wszystkie wiadomości są przechowywane teraz tylko na serwerze, a nie w żadnym kliencie, odzyskałem 16 GB przestrzeni dyskowej na każdym z używanych komputerów.
  3. Między używanymi urządzeniami nie odbywa się już żadna synchronizacja – mogę w dowolnej chwili odejść od komputera, chwycić iPada i mieć przed oczami dokładnie to samo, bez nawet chwili zbędnego oczekiwania. Najlepszym przykładem była sytuacja, w której odpisywałem na mail z MacBooka Air, któremu wyczerpała się bateria. Wstałem z sofy, podszedłem do biurka, uruchomiłem FastMail i w szkicach znalazłem wszystko to, co napisałem z wyjątkiem ostatnich kilku znaków.
  4. Mam pełny dostęp do wszystkich swoich wiadomości (i nie tylko, choć o tym za chwilę) z każdego – nawet nieswojego – komputera, po wpisaniu adresu URL w pasku przeglądarki.
  5. Ze względu na fakt, że skrzynką bolechowscy.pl zarządzam wspólnie z Żoną, oboje mamy do niej wygodny dostęp i bez przeszkód widzimy wysłane przez siebie wiadomości, a co więcej; możemy nawet edytować stworzone przez drugą osobę szkice. Przez pół roku ten system nie zawiódł nas ani razu.
  6. FastMail nie tylko obsługuje Dropboxa jako miejsce, z którego może pobierać załączniki (co już samo w sobie jest znakomitym rozwiązaniem, bo dodanie pliku zajmującego kilkanaście megabajtów zajmuje maksymalnie kilka sekund, bez względu na łącze, z którego się korzysta), ale także wyposażony jest we własną przestrzeń serwerową, w której – w zależności od wybranego planu – można umieścić od 100 MB do 30 GB danych, które w banalnie prosty sposób można później dołączać do wiadomości.
  7. FastMail osbługuje także aliasy, które mogą być tworzone dynamicznie (czyli np. uzytkownik+alias@fastmail.fm, a nawet alias@uzytkownik.fastmail.fm). To rozwiązanie pozwala na podawanie swojego prawdziwego adresu, ale zmodyfikowane na tyle, że później – gdyby okazało się, że osoba czy serwis, który otrzymuje Twój adres zasypuje Cię wiadomościami – wystarczy stworzyć regułę bazującą na adresie (aliasie), do którego te wiadomości są kierowane. Co więcej, jeśli użyty alias jest także nazwą jednego z katalogów IMAP, wiadomości te będą tam automatycznie przenoszone (tj. po podaniu adresu allegro@uzytkownik.fastmail.fm w formularzu, wszystkie wiadomości wysłane na ten adres trafią do katalogu „allegro”, zakładając, że wcześniej został taki utworzony). Dodatkowym plusem jest to, że w łatwy sposób można później znaleźć źródło spamu, jeśli okazuje się, że większość niechcianych wiadomości wysyłana jest na jeden z aliasów.
  8. Dzięki temu, że FastMail zmienia URL przy wyszukiwaniu – choć domyślam się, że to już korzyść tylko dla geeków – mogę przeszukiwać swoją skrzynkę odbiorczą z poziomu Launch Center Pro w swoim telefonie – wystarczą dwa tapnięcia i wpisanie wyszukiwanej frazy.

W kwestii konta prywatnego, do obsługi którego przez większość okresu, o którym piszę, używałem systemowej aplikacji Mail, przesiadłem się ostatnio na MailMate. Szybkość działania i możliwości tej aplikacji już po kilku tygodniach ustawiły ją na pierwszym miejscu makowych klientów e-mail w moim prywatnym rankingu. Odstraszający może być wprawdzie wygląd aplikacji, ale autor – w dwa dni po akcji ratowania à propos piątku – rozpoczął swoją, podobną, mającą na celu wsparcie rozwoju aplikacji w wersji 2.0, która ma się niedługo pojawić. Chętnych jest wielu, bo z potrzebnych $25000 autorowi udało się zebrać $42741. Gdybym nie przekonał się do interfejsu webowego FastMail, na pewno używałbym MailMate jako swojego głównego klienta na Maku.

To tyle, jeśli chodzi o narzędzia.

Implementacja teorii w praktyce

Jak wspomniałem już wcześniej; założenia niewiele się zmieniły. Jedyną znaczącą różnicą jest to, że zrozumiałem, że e-mail nie jest moją pracą – nigdy na liście zadań na dany dzień nie mam pozycji „odpowiadanie na maile”. I nawet, jeśli odpisanie na kilka wiadomości sprawi, że poczuję się lepiej, to jednak zawsze dzieje się to kosztem innych rzeczy, które mógłbym w tym czasie zrobić. I choć mam świadomość tego, że odpisywanie na maile jest częścią mojej pracy, to nie jest to pracą samą w sobie i nie pozwalam już sobie na np. spędzenie przedpołudnia na odpisywaniu na maile. Przez takie podejście, więcej wiadomości niż kiedyś pozostaje bez odpowiedzi, ale nie czuję już wewnętrznej presji, która – tak jak wcześniej – kazała mi odpisywać na każdą otrzymaną wiadomość. Wciąż rozważam jednak czy przynajmniej dla części adresów nie stworzyć autorespondera, który informowałby nadawców o tym, że nie zawsze mogą liczyć na odpowiedź.

Po publikacji kwietniowego tekstu, reguła i skrzynka „weekend” zebrały najwięcej pozytywnych komentarzy; wiem, że przydało się to wielu z Was, bez względu na używane aplikacje czy usługi. Dziś, choć skrzynka „weekend” nadal jest w użyciu, moje filtry wybiegają ponad to. Choć FastMail, podobnie jak systemowy Mail, nie jest w stanie tworzyć zagnieżdżonych, wielopoziomowych reguł, nauczyłem się z tym żyć i stworzyłem reguły, które automatycznie przesyłają wiadomości od konkretnych nadawców lub z konkretną treścią bądź to do OmniFocus (gdy testowałem wersję betę usługi OmniFocus Mail Drop, uznałem, że nie jest mi potrzebna – mój AppleScript „załatwiał sprawę”; teraz używam jej kilka do kilkunastu razy dziennie), bądź do Evernote, a część z przesłanych w ten sposób wiadomości jest również automatycznie oznaczana jako przeczytana i umieszczana w archiwum. Jako że dzieje się to po stronie serwera, są to wiadomości, których nawet nie widzę. Być może wydaje się to trywialne (tak, jak kiedyś skrzynka „weekend”), ale naprawdę znacząco zmniejsza u mnie ilość wiadomości, z jakimi muszę się borykać.

Zmieniłem też jeszcze jedną rzecz; zamiast tracić czas na rozdzielanie wiadomości na te bardziej ważne, mniej ważne, bardziej pilne i mniej pilne, zostawiłem to zadanie … nadawcom. Po prostu wiadomości z różnych adresów są automatycznie przydzielane do różnych skrzynek, które same w sobie są osobnymi priorytetami i które sprawdzam z różną częstotliwością. Równie dobrze, zamiast nazw Inbox, bolechowscy.pl, fabryka-pikseli.com mógłbym użyć 3 razy dziennie, raz dziennie, w wolnej chwili.

Całkowicie zrezygnowałem też z tagowania wiadomości. Podstawowym założeniem tagów było ułatwienie późniejszego odnajdywania konkretnych wiadomości. Samo wyszukiwanie w FastMail jest jednak znakomite (i pełne opcji) i w pełni zastępuje wcześniejsze, dość czasochłonne działania, mające na celu kategoryzowanie wiadomości – miałem pół roku, żeby upewnić się w tym stwierdzeniu. Przyznaję jednak, że zdarza się, że podczas pracy nad dużym projektem i wymieniam z klientem dziesiątki maili na przestrzeni jakiegoś okresu, to wyniki wyszukiwania nie będą dość ograniczone (tj. i tak będzie ich na tyle dużo, że trzeba będzie przeglądać je ręcznie) bez względu na to jak dobry jest sam system wyszukiwania. Żeby skutecznie radzić sobie w takiej sytuacji zrobiłem ogromny użytek z Evernote – skoro i tak przynajmniej raz w tygodniu przeglądam jego @inbox, bo pojawiają się tam informacje z innych źródeł, to postanowiłem dołączyć tam też część wiadomości e-mail – zwłaszcza tych, co do których wiem, że pewnie z czasem będę chciał lub potrzebował wrócić. I tak, gdy np. wymieniam z Parą informacje na temat ich ślubu, a potem tego, jakie zdjęcia wybrali do swojego albumu, jakie tworzywo na jego okładkę itp., przesyłam je (Redirect) na bieżąco do Evernote właśnie, gdzie lądują w „notatniku” bolechowscy.pl oraz gdzie są łączone (dostępna od ponad roku opcja Merge w Evernote) w jedną notatkę. Dzięki temu mam dostęp do wszystkich kluczowych informacji w jednym miejscu. Ten sam system sprawdza się także w przypadku wszystkich innych klientów.

Podsumowanie

Opisany powyżej system sprawdza się u mnie już od przeszło pół roku i naprawdę jest niewiele rzeczy, które chciałbym w nim zmienić. Największym utrudnieniem wciąż są bowiem sami nadawcy wiadomości. Otrzymuję wiele pytań, na które odpowiedzi pokrywają się ze świadczonymi przeze mnie usługami z zakresu doradztwa. Zawsze muszę się wtedy zastanowić czy jako autor strony Fabryka Pikseli powinienem odpowiedzieć na takie pytanie, spełniając prośbę czytelnika czy – jako właściciel firmy Fabryka Pikseli – powinienem zaproponować umówienie się na spotkanie lub rozmowę telefoniczną i wystawienie za to faktury, tak, jak wszystkim innym klientom. I jeszcze pół biedy, gdy takie pytanie zadane jest sensownie z przedstawieniem jakiegoś zaplecza. Zdarza się jednak, że znajduję w tych wiadomościach pytania typu: „do tej pory używałem tylko PC z Windowsem, ale chciałbym spróbować Maka – jaki komputer powinienem brać pod uwagę?” albo „przeczytałem wszystkie Twoje teksty o Maku mini – myślisz, że powinienem go kupić?” – nie da się zawrzeć 10 lat doświadczenia w kilkunastu zdaniach, a każda próba racjonalnego przedstawienia rozwiązania danego problemu jest straszliwie czasochłonna. Wciąż nie podjąłem jeszcze ostatecznej decyzji jak reagować na tego typu wiadomości, ale tego problemu nie rozwiążą ani nowe usługi, ani aplikacje.

To, czego mi brakuje w używanym aktualnie systemie, to utracona możliwość napisania wiadomości, bez uruchomienia klienta, a tym samym bez zobaczenia skrzynki odbiorczej (wcześniej mogłem uruchomić klienta, mając globalnie zablokowany port poczty przychodzącej w systemie, dzięki aplikacji MailBlocker). Teraz, mogę wprawdzie uruchomić FastMail z otwartym edytorem nowej wiadomości (mam do tego osobną aplikację dzięki Fluid), ale wciąż w bocznym pasku widzę cyferki z nieodczytanymi wiadomościami, których nie da się wyłączyć, a którym ciężko mi się oprzeć i zaglądam tam, choć nie zawsze powinienem (cierpię na tę dziwną przypadłość, która sprawia, że po zobaczeniu wiadomości od razu myślę nad odpowiedzią, nawet gdy pracuję w tym samym czasie nad czymś zupełnie innym).

Przyznaję też, że chociaż wszystko, co tu opisałem może być także wykonane przy użyciu darmowego konta Gmail, nie mógłbym zmusić się do używania jego interfejsu, nie wspominając nawet o pojawiających się tam reklamach.

Jeśli aktualnie używasz Gmail, a chciałbyś sprawdzić FastMail (i przekonać się, że użyte w nazwie słowo Fast pojawiło się tam nie bez przyczyny), to jest na to prosty sposób. Można bowiem tak skonfigurować obie usługi, że FastMail będzie pobierał wiadomości z konta Gmail i wysyłał je za pomocą gmailowego serwera SMTP; jeśli więc po 60 dniach uznasz, że Gmail jest dla Ciebie wystarczający, będziesz mógł wrócić, niczego nie tracąc – nawet wiadomości wysłanych.

Jeśli jednak skusisz się na FastMail, użyj tego linku, aby się zarejestrować. Dzięki temu oszczędzisz od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych (a i ja pewnie będę coś z tego miał).

Submit a comment