Zarządzanie zadaniami w OmniFocus 2

Poniższy artykuł został napisany i opublikowany 2 lata temu. Istnieje spore prawdopodobieństwo, że część informacji i linków jest już nieaktualna.

Jak wielu z Was zorientuje się za kilka chwil, poniższy artykuł należy do tych „raczej długich”. Dla ułatwienia nawigacji w nim czy po prostu podwyższenia komfortu czytania, opublikowałem go również w formie ebooka, za którego nie trzeba płacić.


Artykuł ten zawiera wiele słów w języku angielskim; są to głównie nazwy własne poszczególnych sekcji lub elementów aplikacji OmniFocus, których – ze względu na fakt, że aplikacja nie występuje w polskiej wersji językowej – zdecydowałem się nie tłumaczyć, żeby nie wprowadzać zbędnego zamieszania.

Od czasu napisania artykułu o OmniFocus – bez wątpienia najpopularniejszego tekstu na tej stronie – minęło już bardzo dużo czasu. Przez niewiele krótszy okres starałem się zebrać w sobie, żeby napisać jego nowszą wersję; nie tyle dlatego, że uważam, że tamten jest już nieaktualny, bo założenia zmieniły się bardzo nieznacznie, ale głównie dlatego, że zmieniły się same aplikacje i nie były to zmiany jedynie kosmetyczne. Nadszedł więc najwyższy czas, żeby pojawiła się aktualizacja artykułu sprzed lat.

OmniFocus zacząłem używać niedługo przed założeniem własnej działalności i, jak się okazało, był to doskonały moment na organizację swoich zobowiązań. Biorąc pod uwagę, że od tamtego czasu pracuję zarówno nad zleceniami Fabryki Pikseli, jak i tymi z bolechowscy.pl, nie wspominając nawet o tym, że – pewnie jak każdy – prowadzę wiele prywatnych projektów, „własne życie” i jeszcze tę stronę – było tego mnóstwo. Mimo tego, nie potrzebowałem wiele czasu, żeby bazując na aplikacjach od Omni Group, stworzyć system, któremu zacząłem ufać nieomal bezgranicznie, co – patrząc z perspektywy czasu – bardzo mi się opłaciło. OmniFocus stał się bowiem czymś w rodzaju mojego „zewnętrznego mózgu”, bez względu na to jak niepoważnie może to brzmieć1. Sprawdziła się bowiem idea z „Getting Things Done” Davida Allena, w której autor przedstawia ludzki umysł jako „narzędzie” do tworzenia pomysłów, a nie ich zapamiętywania. Obecnie, mam w OmniFocus aktywne 19 projektów z 278 zadaniami do wykonania – może się wydawać, że to sporo, ale mając odrobinę dyscypliny, utworzoną wcześniej strukturę i opanowane workflow, bez trudu „ogarniam” to wszystko, z przyjemnością odznaczając każdego dnia wykonane pozycje z przygotowanej wcześniej listy.


Tak wygląda moja aktualna baza OmniFocus z ukrytymi zadaniami (inaczej nie zmieściłaby się na ekranie)

Czasem podczas spotkań z osobami, z którymi pracuję lub nawet od znajomych słyszę pytanie czy zdarza mi się o czymkolwiek zapomnieć. Traktuję to jako swego rodzaju komplement, choć oczywiście jest to dalekie od prawdy; gdybym rzeczywiście miał o tym wszystkim pamiętać, z całą pewnością zapomniałbym o co najmniej połowie. Jedynym powodem wrażenia, jakobym zawsze o wszystkim pamiętał jest właśnie OmniFocus. „Zewnętrzny mózg”.

Idea

Mimo że od poprzedniego artykułu minęło już kilka lat, sama idea działania aplikacji nie zmieniła się w żadnym znaczącym stopniu i nadal bazuje na metodologii GTD, choć – jak się później okaże – wcale nie trzeba się w nią „wpasowywać”.

Dla przypomnienia, wg zasad z książki „Getting Things Done”, cały proces zarządzania zadaniami powinien składać się z trzech (bo „wykonanie” świadomie pomijam) kluczowych pozycji:

  • wypisanie,
  • organizacja,
  • przegląd.

W kwestii tego pierwszego, w poprzednim tekście napisałem:

„Pierwszy etap to swoiste „opróżnienie głowy” – wypisanie wszystkich pozycji, o których się pamięta. W tym celu OmniFocus (podobnie jak wiele innych aplikacji tego typu) został wyposażony w Inbox, w którym kolejno wpisuje się poszczególne zadania bez żadnego kategoryzowania, nadawnia priorytetów czy umieszczania w kontekstach; na to przyjdzie czas później. (…) Dodatkowo istnieje też tzw. Quick Entry, z którego korzystam bardzo często, a które pozwala na wpisanie zadania do Inbox bez konieczności przełączania się do OmniFocus (z założeniem, że jest włączony w tle). Jeśli, dla przykładu, przeglądam jakąś stronę lub piszę w którejś z pełnoekranowych aplikacji i wpadnie mi do głowy jakiś pomysł, o którym nie chcę zapomnieć, naciskam ctrl+space (oczywiście, można go zmienić) i pojawia mi się okienko, w którym wpisuję zadanie, naciskam Enter i gotowe – OmniFocus już to przechwycił i zapisał w Inbox.”

Już wtedy Inbox i Quick Entry były tylko dwiema z kilku możliwości dodawania zadań do OmniFocus – obecnie jest ich jeszcze więcej. Aplikacja natywnie wspiera bowiem kilka klientów e-mail2, z poziomu których można „wysłać” aktualnie zaznaczoną wiadomość bezpośrednio do OmniFocus. W międzyczasie, twórcy udostępnili także usługę Mail Drop, pozwalającą na przesyłanie wiadomości na unikatowy dla każdego użytkownika adres e-mail, które automatycznie stają się zadaniami w Inbox. Przyznaję, że początkowo nie doceniałem tej usługi; teraz korzystam z niej co najmniej kilka razy dziennie. Po części dlatego, że wymusza to na mnie sposób, w jaki korzystam z poczty elektronicznej, a po części dlatego, że mogę ten adres zapisać np. w serwisie IFTTT, dzięki czemu mogę dodawać zadania do OF, używając wcześniej niedostępnych kanałów i to całkowicie automatycznie. Co więcej, adres taki można podać także np. żonie czy współpracownikom i zamiast maila z przypomnieniem, otrzymywać zadania bezpośrednio w OmniFocus. Wspomnieć należy też o tym, że dla tych, którzy używają systemu Windows np. w pracy, Mail Drop jest jedyną możliwością dodawania zadań do OmniFocus.

Powyżej wspomniałem o skrócie klawiszowym do Quick Entry, który jednak – jak wszystkie skróty klawiszowe przypisane do danej aplikacji – działa wyłącznie, gdy aplikacja jest włączona w tle. Mając Keyboard Maestro można to jednak w łatwy sposób obejść – wystarczy proste makro, które przechwytuje skrót, sprawdza czy aplikacja jest włączona (a jeśli nie, to ją uruchamia) i aktywuje inny skrót, żeby uruchomić okno Quick Entry:

Użytkownicy iOS zyskali jeszcze więcej udogodnień, głównie za sprawą rozszerzeń dostępnych w iOS 8, pozwalających m.in. na dodawanie zadań do OmniFocus z poziomu aplikacji, w których wcześniej nie było to możliwe lub, w których trzeba było korzystać z mało eleganckich rozwiązań. Dzięki temu, za pomocą najczęściej dwóch tapnięć można dodać do OmniFocus aktualnie przeglądaną stronę w Safari, artykuł z Instapaper, pozycję z czytnika RSS itp.

Rozwój aplikacji trzecich także znacząco pomógł w uczynieniu procesu „wypisania” szybszym i przyjemniejszym. W moim przypadku największą różnicę wniosła jedna z aktualizacji aplikacji Drafts, pozwalająca na tworzenie własnych akcji przy użyciu skryptów JavaScript. To z kolei dało możliwość utworzenia akcji, która zamieniała każdą linię notatki, zaczynającą się np. znakiem „@” na nowe zadanie w wybranej liście w systemowych Przypomnieniach, skąd OmniFocus przechwytuje zadania do swojego Inbox. Korzystam z tego podczas każdego spotkania. Robiąc notatki, zaczynam linie będące zadaniami właśnie od znaku „@”, a pod koniec spotkania, uruchamiam wcześniej wspomnianą akcję i po chwili wszystkie zadania z notatek są już w OmniFocus (linie niebędące zadaniami są przez skrypt ignorowane). Możliwości wykorzystania Drafts w połączeniu z OmniFocus jest więcej – to jedynie przykład tego, jak można sobie dzięki niej ułatwić pewne czynności.

Powyższe akapity dotyczyły wyłącznie pierwszego etapu zarządzania zadaniami, tego najmniej wymagającego – wypisania można bowiem z powodzeniem dokonać w każdej innej, nawet najprostszej aplikacji lub przy pomocy kartki papieru i długopisu. To dopiero w drugim etapie – organizacji – OmniFocus pokazuje swoje prawdziwe możliwości. Zanim jednak do tego przejdę; odrobina teorii.

Do organizacji zadań OmniFocus używa dwóch parametrów; projektów i kontekstów. Te pierwsze dzielą się na trzy rodzaje:

  1. Single Actions – czyli luźne zadania, których wykonanie nie wiąże się z osiągnięciem jednego celu. Innymi słowy, zbiór takich zadań tworzy listę, a nie projekt (i nawet w takiej nomenklaturze występują one w OmniFocus).
  2. Parallel – zadania skupione wewnątrz takiego projektu mogą być wykonywane równolegle względem siebie, tj. ich kolejność nie ma znaczenia, a ich celem jest ukończenie pewnego projektu.
  3. Sequential – zadania w obrębie takiego projektu też mają jeden, wspólny cel, ale ich kolejność jest tu znacząca – najczęściej wykonanie konkretnego zadania jest możliwe dopiero po uprzednim wykonaniu wcześniejszego.

Wynika z tego, że dla ułatwienia sobie późniejszej pracy z programem należy zrozumieć główny podział na projekty (definiowane jako coś, co może być wykonane od początku do końca w określonym czasie czego rezultatem jest osiągnięcie jakiegoś celu) i listy zadań, a także zupełnie odrębną kategorię, którą są grupy zadań. Te ostatnie to jednak nic innego jak możliwość łączenia pojedynczych zadań w grupy, nawet w obrębie jednego projektu czy listy zadań. Brzmi to zawile, ale w praktyce to bardzo proste – oto przykład:
W projekcie, którego celem jest oddanie parze zestawu fotografii ślubnych, jednym z zadań jest „obróbka kolorystyczna”. Wykonanie go zajmuje mi – w zależności od ilości zdjęć w takim zestawie – od 6 do 12 godzin efektywnej pracy, czyli liczone bez przerw na kawę, odebranie telefonu itp. Nie licząc kilku wyjątków, nigdy nie udaje mi się zrobić tego jednego dnia, a tym samym, na koniec dnia pracy nie mogę odznaczyć tego zadania jako wykonanego. W szablonie (o tym później) mam więc utworzone pod-zadania: „obróbka 25%”, „obróbka 50%” itd. Tak wygląda to w programie:

W powyższym przykładzie ‘Ania i Aldo’ tworzą projekt, ‘selekcja’ jest zadaniem, a ‘obróbka’ – grupą zadań. I, jak widać, mimo zawiłego opisu, całość wygląda logicznie.

Dzięki takiej strukturze i rozdzieleniu dużego zadania na kilka mniejszych, po skończonym fragmencie, mogę coś odznaczyć na liście, a tym samym czuję, że danego dnia wykonałem jakiś progres. Jednocześnie robię sobie mniej przerw w międzyczasie, bo koniec każdego z zadań jest „bliżej” (choć to temat na zupełnie inny artykuł).

Co więcej, zadanie nadrzędne, czyli „obróbka kolorystyczna” ma zaznaczoną bardzo przydatną opcję „Complete when completing last action”, która – jak nazwa wskazuje – oznaczy to zadanie za wykonane, gdy wszystkie z zadań podrzędnych takie będą. Jak widać na powyższym zrzucie, grupa zadań – tak samo jak projekt – może mieć własną, niezależną od nadrzędnego projektu kolejność; Sequential lub Parallel. W przypadku obróbki zdjęć, zarówno projekt, jak i podrzędna grupa zadań ustawione są jako Sequential, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w innym projekcie ustawić różne kolejności.

Tyle, jeśli chodzi o projekty; konteksty zaś, to sprawa nieco bardziej złożona, po części także dlatego, że w dużej mierze jest ona zależna od użytkownika i to on ma nad tym pełną kontrolę. Osoby niemogące zrozumieć czym jest kontekst, często ułatwiają sobie to porównaniem do swego rodzaju znaczników, nazywanych powszechnie tagami. Jest to jednak o tyle nietrafione, że w myśl idei tagów, każdy element może posiadać ich kilka, podczas gdy kontekst przypisany zadaniu w OmniFocus może być tylko jeden. Przez wielu uznawane jest to za wadę, zwłaszcza w odniesieniu do konkurencyjnych rozwiązań, choć w mojej opinii bierze się to z niedocenienia idei kontekstów oraz z faktu, że książka Davida Allena – a przynajmniej jej pierwsza wersja3 – jest w tej materii bardzo nieaktualna. W latach 90-tych czy na początku XXI wieku podział kontekstów na np. ‚komputer‘, ‚telefon‘, ‚dom‘, ‚biuro‘ itp. miał sens. Dziś, kiedy większość naszych zadań może być wykonana przy użyciu laptopa czy smartfona, bez względu na to gdzie jesteśmy, sprawia, że konteksty muszą zostać ponownie przemyślane. Ich głównym zadaniem – w myśl metodologii GTD – jest późniejsza możliwość filtrowania rzeczy do zrobienia. Jeśli więc – wracając do oryginalnej idei z 2002 roku – jestem w biurze, moje narzędzie do przechowywania listy zadań powinno pokazać mi tylko te z nich, które mogą zostać wykonane właśnie tam i niejednokrotnie tylko tam. Dziś pewnie te same zadania możemy wykonać także w domu, w kawiarni, a często nawet w tramwaju przy użyciu telefonu.

Bardzo popularnym stało się więc definiowanie kontekstów jako ilości „energii do pracy“, jaką mamy do dyspozycji. W myśl tej idei, konteksty wyglądałyby na przykład tak:

  • pełen energii,
  • faza neutralna („daję radę”),
  • zmęczony.

Równie dobrze mogą one być zastąpione nazwami rano, w południe i po południu. Sam używam podobnego (choć uproszczonego względem artykułu sprzed ponad 3 lat) podziału u siebie od bardzo długiego czasu, z tą tylko różnicą, że u mnie bazuje to nie tyle na ilości posiadanej energii w danym momencie, a raczej na stopniu skomplikowania danego zadania i/lub czasu potrzebnego na jego wykonanie. Nazywa się to u mnie one, three i five (i wszystkie one są „pod-kontekstami” kontekstu am, czyli zadań wykonywanych rano) i każda z tych wartości oznacza ile zadań tego rodzaju jestem w stanie wykonać w ciągu dnia. Czyli zadanie przypisane do kontekstu one mogę wykonać tylko jedno w ciągu swojego dnia pracy – jest ono na tyle trudne lub na tyle czasochłonne, że po jego ukończeniu mogę brać pod uwagę jedynie wykonanie kilku najprostszych/najkrótszych zadań z kontekstu five lub całkowicie zakończyć pracę danego dnia. Taki podział bardzo pomaga mi codziennie rano, gdy z długiej listy zadań do wykonania wybieram te, które mam zamiar danego dnia ukończyć. Wiem bowiem, że wybranie dwóch zadań z kontekstu one byłoby próbą oszukania samego siebie, bo drugie z tych zadań i tak po południu musiałbym przesunąć na kolejny dzień. Te same nazwy kontekstów mogą być też interpretowane w inny sposób. Otóż, zakładając, że największymi zasobami energii dysponuję rano, a w miarę upływu czasu one maleją, zadania z kontekstu one to te, które chciałbym mieć skończone do 13:00, te z three do 15:00 i, analogicznie, te z five – do 17:00.

Poza powyższymi kontekstami, nadal mam także errands, obejmujący wszystkie te rzeczy, które wymagają załatwienia czegoś, najczęściej poza domem, a co za tym idzie, są tam też „pod-konteksty”, z których większość ma przypisaną także fizyczną lokalizację GPS (więcej o tym później). Jest też pm, do którego trafiają te zadania, które również powinny być wykonane, ale nie mają nic wspólnego z pracą i są wykonywane po niej, najczęściej dopiero po godzinie 17:004. Posiadam też konteksty osób, z którymi często się kontaktuję, żeby móc – za pośrednictwem skrótów w Launch Center Pro – szybko sprawdzić co danej osobie powinienem przekazać, o co zapytać czy co oddelegować.

Do tego dochodzą flagi oraz daty – Defer date5 i Due date – jakie można przypisać każdemu zadaniu. Te pierwsze są bardzo ważne, biorąc pod uwagę, że w OmniFocus nie ma możliwości przypisywania tagów ani (całe szczęście!) priorytetów. Zawsze uważałem, że nawet trzystopniowa skala w hierarchii priorytetów jest pozbawiona sensu – coś albo jest priorytetowe albo nie, więc zastanawianie się czy tu powinien być priorytet 1 czy 3 albo 4 jest stratą czasu i energii. W Omni Group wiedzą o tym bardzo dobrze, dlatego dali nam do dyspozycji flagę – coś jest albo ważne albo nie.

Użycie dat również nie zmieniło się u mnie względem lat ubiegłych – nadal używam Defer date bardzo często, a Due date wyłącznie w sytuacjach, kiedy jakieś zadanie rzeczywiście musi być wykonane w danym terminie, a nie w terminie, w którym chciałbym, żeby został wykonany. Dzięki temu wiem, że jeśli pojawia mi się w OmniFocus czerwone kółeczko, to znaczy, że na liście jest zadanie, które musi być wykonane niezwłocznie.

Przy okazji dat, przypomnę również, że OmniFocus od dawna wspiera „naturalny język” w tej materii, czyli pozwala nie tylko na wpisanie konkretnej daty, jak ’12.08.2015’, ale także ’next wednesday’, ’12 days’, ’tomorrow 3pm’, a także ich skrótów, typu: ’2m’ jako ’2 months’, ’3w’ jako ’3 weeks’, ’wed’ jako ’wednesday’ czy – najczęściej przeze mnie używany – ’tom’ jako ’tomorrow’. Ogromnie przyspiesza i ułatwia to organizację.

Wracając do zadań; każde z nich może być też powtarzalne i to – dzięki dodanej możliwości ustawienia repeat every, defer another i due again – w jeden z kilku sposobów:

  • Zadania, które można wykonać kiedykolwiek, a które zawsze są dostępne, choć nic się nie stanie, jeśli zadanie nie zostanie wykonane – wystarczy ustawić Defer again i np. 1 day, co sprawi, że po wykonaniu zadania, zniknie ono z listy, lecz następnego dnia pojawi się tam ponownie. Przykładem tu może być moje „dodanie zdjęcia do dziennika” – nigdy nie jest to żaden priorytet i nigdy nie umieszczam więcej niż jednej fotografii dziennie. Tym samym, mimo że np. dziś opublikowałem kolejne zdjęcie, odznaczyłem zadanie jako wykonane, to jutro i tak pojawi się ono na liście (choć dopiero o konkretnej godzinie, ustawionej w polu Defer date).
  • Zadania, które wykonuje się cyklicznie i, które powinny (czy też „muszą”) być wykonywane cyklicznie, a tym samym mają jakąś Due date, której celem jest zminimalizowanie ryzyka niewykonania danego zadania – tu należy wybrać parametr Due again i np. 1 week. W takim scenariuszu, jeśli wykonam takie zadanie po 5 dniach, to kolejne wystąpienie nie pojawi się po 2 kolejnych dniach, lecz po następnych 7, bo OmniFocus nadaje parametry Defer every i Due again, bazując na ostatnim wykonaniu zadania. Dodatkowo, ustawienie w preferencjach odpowiedniej wartości przy Due soon, sprawi, że zadziała to jak przypomnienie i zadanie pojawi się na liście z pewnym wyprzedzeniem (i żółym kółeczkiem), dając do zrozumienia, że niedługo nastąpi Due date. Sam nie używam takiej konfiguracji zadań powtarzalnych, bo nie bazuję na Due date jako przypomnieniu, a zaglądam do OmniFocus zbyt często, żeby pominąć jakieś zadanie. Domyślam się, że może mieć to jednak zastosowanie przy zadanich typu „uporządkować dokumenty na biurku”, gdzie Defer every miałaby wartość np. 7 dni, bo wiesz, że mniej więcej tyle czasu zajmuje Ci stworzenie bałaganu na biurku, ale data Due again wypadałaby np. po 10 dniach od ostatniego wykonania tego zadania, bo wiesz, że jeśli przez 10 dni tego nie robiłeś, to najpewniej jesteś już zagrzebany pod stertą dokumentów.
  • Zadania, które muszą być wykonane konkretnego dnia w równych odstępach czasu – w tym przypadku warto przypisać zarówno defer date (żeby mieć odpowiednio wczesne przypomnienie), jak i due date (żeby uniknąć spóźnienia) oraz ustawić repeat again every i np. 1 month. Najprostszym i najlepszym przykładem są wszelkiego rodzaju płatności czy rozliczenia z ZUSem czy Urzędem Skarbowym.

Sam jestem wielkim fanem zadań powtarzalnych w OmniFocus – szczerze się uśmiecham do monitora, gdy rano, na liście zadań pojawia mi się np. „badanie techniczne samochodu” z Due date za 5 czy 10 dni, o którym – bez OmniFocus – na pewno bym zapomniał. Podobnie sytuacja wygląda z innymi cyklicznymi czynnościami, gdzie przerwy między kolejnymi wystąpieniami są tak duże, że nie sposób o nich pamiętać, jak chociażby płatności za ubezpieczenie samochodu czy mieszkania oraz opłaty za hosting czy domeny.

Jak widać, OmniFocus obsługuje wiele możliwych scenariuszy, dzięki czemu jest w stanie wpasować się w system każdego potencjalnego użytkownika. I choć sposobów na organizację jest wiele, to może właśnie dlatego, trzeba samemu odnaleźć swój (dlatego z rozmysłem nie podaję np. swojej struktury projektów, bo samo jej skopiowanie w niczym by nikomu – poza mną – nie pomogło), niejednokrotnie metodą prób i błędów. Ważne jest jednak to, żeby nie przechowywać w OmniFocus informacji innych niż te rzeczywiście „wykonywalne” – niech zapisywaniu pomysłów, materiałów referencyjnych czy różnego rodzaju list służą inne narzędzia, jak chociażby Evernote czy OmniOutliner. Nie polecam także używać OmniFocus jako narzędzia stricte do przypomnień; od tego są inne aplikacje jak Due czy choćby systemowa aplikacja Reminders.

Mając w bazie OmniFocus wprowadzone wszystkie projekty i zadania, kolejnym logicznym etapem jest ustawienie perspektyw, które pozwalają na filtrowanie, sortowanie i grupowanie zadań w niemal niezliczonych konfiguracjach i, które – w dużej mierze – odróżniają OmniFocus od jakiejkolwiek konkurencji.

Głównym zadaniem perspektyw jest takie przedstawienie listy zadań, jakie w danym momencie czy danym miejscu ma największy sens.

W standardowej wersji, OmniFocus zawiera 6 domyślnych perspektyw:

  • Inbox, czyli miejsce, w którym znajdują się wszystkie zadania zanim zostaną przypisane do swoich projektów i/lub kontekstów,
  • Projects, czyli widok zadań, pogrupowanych w projekty, w których się one znajdują,
  • Contexts, czyli widok zadań, pogrupowanych w konteksty, którym są one przypisane,
  • Forecast, czyli widok zadań ułożonych chronologicznie (na podstawie Defer date i Due date), opcjonalnie także z widokiem „podłączonych” do OmniFocus kalendarzy – w jednym miejscu, w elegancki sposób jest więc widoczne wszystko to, co mamy w planie (spotkania, wyjazdy, zlecenia) w kalendarzu oraz wszystko to, co planujemy wykonać; łatwo jest zatem poukładać zadania wokół wydarzeń (lub odwrotnie) oraz zdecydować, które zadania nie mają szans na bycie wykonanymi ze względu na „obłożenie” kalendarza,
  • Flagged, czyli zbiór zadań oznaczonych flagą,
  • Review, czyli miejsce, w którym prezentowane są projekty, wymagające cyklicznego przeglądu.

Każda z perspektyw, poza dostępem z paska bocznego, z menu lub – w przypadku aplikacji dla iOS – z poziomu ekranu głównego, może być też otwierana za pomocą skrótu klawiszowego, co bardzo usprawnia obsługę aplikacji.

Wersja Pro (więcej o różnicach między nimi trochę później) pozwala na tworzenie własnych perspektyw, za pomocą łatwego w obsłudze edytora. Ustawianie własnej perspektywy to trochę jakby „powiedzieć” OmniFocus „pokaż mi tylko te zadania, które spełniają poniższe warunki”. Ilość możliwości, jakie zostały udostępnione użytkownikowi aż kusi, by przygotować sobie perspektywę na każdy możliwy scenariusz, choć przestrzegam przed tworzeniem ich zbyt wielu, bo w efekcie, zamiast ułatwić sobie zarządzanie i wykonywanie zadań, tylko „zagracą” interfejs. Jest to jednak pewien sposób na sprawdzenie, które z utworzonych samemu perspektyw są przez nas rzeczywiście używane i z czasem – metodą eliminacji – można usuwać te, z których się nie korzysta. Jeśli jednak okazałoby się, że w codziennej pracy istotnie potrzebne Ci jest np. kilkanaście perspektyw, które pewnie nie zmieściłyby się w pasku bocznym OmniFocus, można to obejść, ponownie używając Keyboard Maestro – więcej o tym w dalszej części artykułu.

Perspektywy i ich ogromny wpływ na tzw. „produktywność” ciężko docenić, dopóki nie wdroży się ich w swoim systemie. Pozostałe aplikacje tej samej kategorii mają czasem możliwość utworzenia jakichś inteligentnych folderów czy widoku Today, ale w praktyce wypadają one strasznie blado na tle OmniFocus. Z własnych obserwacji i rozmów z klientami wiem, że to właśnie brak możliwości filtrowania zadań, a co za tym idzie, wyświetlanie ich w ilości, którą ciężko ogarnąć, sprawia, że ludzie niechętnie korzystają z takich narzędzi, a nawet jeśli próbują, szybko się zniechęcają. Prawidłowa konfiguracja OmniFocus i dostosowanie jej zasobów do potrzeb danego użytkownika ma sporą szansę na zmianę takiego stanu rzeczy.

Zmiany

Powyższe akapity to głównie teoria, która w ciągu kilku ostatnich lat nie uległa znacznym zmianom. Zmieniła się natomiast aplikacja, jej funkcjonalność i, w pewnym stopniu, sposób obsługi.

OmniFocus 2 to przede wszystkim wizualne uproszczenie i uatrakcyjnienie aplikacji. Wiem i pisałem o tym w poprzednim artykule, że wygląd OmniFocus zawsze był odpychający, przynajmniej dla części potencjalnych użytkowników. Nie chodziło nawet o to, że aplikacja była brzydka (choć była), ale przede wszystkim dlatego, że interfejs w połączeniu z mnogością możliwości, sprawiał, że OmniFocus wydawał się naprawdę trudny w obsłudze i od nowego użytkownika wymagał sporo samozaparcia, żeby pokonać tę przeszkodę. Tak sytuacja wyglądała przez 8 lat, aż do lutego 2013 roku, kiedy to ukazała się pierwsza wersja beta aplikacji OmniFocus 26. Różnica była widoczna, choć głównie polegała na kosmetyce i brakowało jej własnego charakteru. W czerwcu tego samego roku odbyła się konferencja WWDC, podczas której Apple zaprezentowała iOS 7 z całkowicie zmienionym interfejsem. Na skutek tych zmian, twórcy z Omni Group wstrzymali prace nad OmniFocus 2 dla OS X i skupili się na nowej wersji aplikacji dla iPhone’a. Kolejna beta dla Maka pojawiła się w marcu ubiegłego roku i po pierwszych udostępnionych zrzutach ekranu było jasne, że autorzy – co sami przyznają – mocno inspirowali się zmianami w iOS 7 i tym, czego nauczyli się podczas tworzenia wersji dla iPhone’a, ale przede wszystkim, przemyśleli całą aplikację od nowa.

Upraszczając interfejs, Omni Group wprowadził OmniFocus na zupełnie nowe terytorium, zajmowane dotychczas przez prostsze i najczęściej także tańsze rozwiązania. Problemem tych „prostszych i tańszych” rozwiązań jest jednak fakt, że przynajmniej część ich użytkowników, po pewnym czasie, zaczyna rozglądać się za bardziej rozbudowanym narzędziem. Takim, które można bardziej dostosować do własnych potrzeb. Omni Group zdaje się więc mówić „nasza aplikacja jest wprawdzie trochę droższa od innych, ale kupując ją, nigdy nie będziesz musiał szukać bardziej zaawansowanych narzędzi, nawet jeśli na początku OmniFocus miałby być dla Ciebie tylko zwykłą listą zadań”.

Przez kilka miesięcy, kiedy aplikacja pozostawała na etapie wersji beta, miałem przyjemność i zaszczyt być w ciągłym kontakcie mailowym z kilkoma osobami z Omni Group, w którym zwracałem uwagę na elementy, które wydawały mi się nietrafione lub nie na miejscu. Nie wchodząc w szczegóły, zaznaczę tylko, że ze wszystkich swoich notatek o wersji beta wykreśliłem prawie wszystkie pozycje, które spisałem jako negatywne. Oczywiście, nie upatruję tego jako swojej zasługi; widziałem, że gdy beta stała się publiczna, inni użytkownicy na specjalnie w tym celu stworzonym forum zgłaszali podobne uwagi – mimo to, cieszę się, że tak ogromna większość z nich została „pozytywnie rozpatrzona”7.

Gdybym miał sklasyfikować wprowadzone zmiany pod kątem ich wartości dla użytkownika, z całą pewnością na pierwszym miejscu znalazłby się widok Forecast dostępny w wersji dla OS X – coś, czym zachwycałem się przy okazji swojego pierwszego opisu aplikacji dla iPada, jak i OmniFocus 2 dla iPhone’a. Opis tej perspektywy znajduje się kilka akapitów wyżej, a jego Makowa odmiana, przynosi dodatkową funkcjonalność. W wersji dla iOS można bowiem wybrać tylko pojedynczy dzień, który zostanie wyświetlony w Forecast – w wersji dla OS X, widok Forecast jest ciągły. Scrollując w dół, można zobaczyć wszystkie przyszłe zadania8. Co więcej, zadania z listy, można przenosić na widoczny w środkowej kolumnie kalendarz – dzień, na którym zadanie zostanie upuszczone stanie się jego due date. To jednak nie koniec dobrych wieści; Forecast w OS X potrafi wyświetlić wszystkie przyszłe wydarzenia, ale to nie znaczy, że musi wyświetlać je cały czas. Można zaznaczyć, które dni chcielibyśmy zobaczyć w tym widoku (np. tylko od wtorku do soboty), a zaznaczenie wcale nie musi być jednym ciągiem; można zaznaczyć np. tylko trzy kolejne soboty i wyświetlić je w tym widoku. Każdy, kto dotychczas w takich sytuacjach przełączał się pomiędzy kalendarzem a listą zadań, doceni wygodę i elegancję takiego rozwiązania.

Drugim rozwiązaniem na liście nowości w OmniFocus 2 dla OS X jest Quick Open, czyli modalne okienko (podobne do Quick Entry), wywoływane skrótem klawiszowym ⌘+o9, które – niczym Spotlight w systemie – pozwala na błyskawiczne przeszukanie całej bazy i przełączenie się do wybranego folderu, projektu, konktekstu czy nawet perspektywy, bez względu na to z jakiej części aplikacji zostało ono wywołane.

Gdy więc np. po skończonej rozmowie telefonicznej z klientem, chciałbym dopisać zadanie do wykonywanego dla niego projektu, mając przed sobą np. widok Review, zamiast przełączać się do perspektywy Projects, odnalezienia katalogu ‘klienci’, znalezienia wybranego projektu i wpisania tam zadania, mogę nacisnąć ⌘+o, wpisać choćby początek nazwy projektu (Quick Open na biężąco wyświetla rezultaty wyszukiwania, odpowiadające wpisanemu zapytaniu) i wcisnąć Enter. Korzystam z tego tak często, że i do tego utworzyłem sobie skrót globalny w Keyboard Maestro, żeby nie musieć się przełączać do OmniFocus, za każdym razem, gdy chcę z niego skorzystać.

Kolejna zmiana, pewnie najbardziej zauważalna, to checkboxy10 zastąpione przez kolorowe kółeczka z prawej strony. Nie kryję tego, że owe kółka nie przypadły mi do gustu, zwłaszcza na początku. Nie chodziło jednak o sam kształt, a o ulokowanie samego elementu – wcześniej checkbox wyświetlał się po lewej stronie nazwy zadania, dzięki czemu zawsze był jej blisko. W OmniFocus 2 dla OS X, podobnie jak w wydanej wcześniej wersji dla iPhone’a, kółka znajdują się po prawej stronie. Ma to sens w przypadku dość wąskiego wyświetlacza w telefonie, zwłaszcza, że łatwo jest wówczas odznaczać zadania kciukiem, trzymając telefon jednorącz. W przypadku komputera, gdzie w ogromnej większości ekrany są już panoramiczne (wszystkie sprzedawane obecnie komputery Apple mają proporcje 16:9 lub 16:10), narzekałem na odległość, dzielącą nazwę zadania i kółko, co sprawiało, że odznaczenie konkretnego zadania w trybie pełnoekranowym bywało swego rodzaju loterią:

Poradziłem sobie z tym jednak w inny sposób (więcej o tym w sekcji „Praktyka”), a z czasem zacząłem doceniać, że te kółka – w odróżnieniu od wcześniejszych checkboxów – przekazują więcej informacji niż tylko binarne „wykonane”/„niewykonane”. Kolor obręczy mówi bowiem o tym czy zadanie jest oflagowane, czy zbliża się jego due date czy może jest już przeterminowane:

Wśród dalszych nowości znajduje się m.in. możliwość eksportu aktualnego widoku do pliku HTML, co wprawdzie mi do niczego się nie przydaje, ale bez trudu przychodzą mi do głowy różne pomysły na wykorzystanie tego, gdy pracuje się w innych niż moje warunkach. Istotnym jest też z pewnością fakt, że na wskutek wszystkich zmian „pod maską”, OmniFocus 2 dla OS X wymaga obecnie systemu OS X 10.10 Yosemite lub nowszego. Dzięki temu, aplikacja otrzymała obsługę widgetów w Notification Center, które do wersji 2.5 miały tu osobny akapit pełen mojego narzekania11, ale właśnie w tej wersji użytkownicy otrzymali możliwość przypisania dowolnej własnej perspektywy do widgetu, więc wszystkie problemy zniknęły, a widget stał się przydatny.

Niemniejszym zmianom uległa też OmniFocus w wersji dla iOS, która przede wszystkim stała się aplikacją uniwersalną (oznacza to, że wystarczy ją kupić raz, żeby móc używać jej i na iPhone’ie i na iPadzie – wcześniej były to dwie osobne aplikacje, za które, oczywiście, trzeba było osobno zapłacić). Najważniejszym skutkiem tej zmiany jest coś, co twórcy określają jako platfrom parity, a co oznacza, że funkcjonalność aplikacji na każdym urządzeniu powinna być identyczna albo co najmniej bardzo zbliżona12. Dzięki temu iPhone otrzymał perspektywę Review (wcześniej dostępną wyłącznie w wersji dla OS X oraz dla iPada), a na obu urządzeniach mobilnych można teraz tworzyć nowe i edytować istniejące perspektywy (wcześniej były one tylko „klientami” w tej materii – wyświetlały perspektywy stworzone w wersji dla OS X, ale nie można było ich modyfikować), a wszelkie zmiany widoczne są na bieżąco, co zwłaszcza niedoświadczonym użytkownikom bardzo pomaga w opracowaniu konkretnego widoku, spełniającego wymagane założenia. Dodatkowo, w iPhone’ie pojawił się tryb poziomy, który w modelu 6 Plus wyświetla również pasek boczny, tak samo jak na ekranie iPada. To wszystko sprawia, że – w przypadku pracy z OmniFocus – przestaje mieć znaczenie, które urządzenie mamy akurat pod ręką; jeśli coś musi zostać zrobione, może to zostać zrobione na każdym z nich.

Wersja dla iOS zyskała też nowy ekran główny aplikacji, złożony z tzw. kafelek, który – jak wiele elementów w OmniFocus – można dostosować do własnych potrzeb. Można więc mieć inne perspektywy w pasku bocznym OmniFocus dla OS X, inne na ekranie głównym w iPhone’ie, a jeszcze inne na iPadzie. Jest to bardzo przydatne, bo przecież najczęściej korzystamy z tych urządzeń w różnych warunkach. Dla przykładu, OmniFocus na moim Maku do pracy nie wyświetla perspektywy ‘weekend’, bo w weekendy staram się nie używać tego komputera w ogóle.

Zmianom poddano również perspektywy Projects i Contexts w iOS, które na liście projektów i konktekstów wyświetlają pasek małych kółek, będących swoistym podsumowaniem danej pozycji.

Na podstawie ilości tych kółek i ich kolorów (oczywiście, te same, które oznaczają Due soon, Flagged czy Overdue), jesteśmy w stanie szybko zorientować się na jakim etapie ukończenia jest np. dany projekt.

Skoro mowa o projektach, to i tu pojawiła się pewna zmiana, która ułatwia edycję np. defer date danego projektu, gdy na ekranie wyświetlona jest jego lista zadań. Wcześniej, będąc w podobnym widoku, konieczne było przejście do perspektywy Projects, jeśli chciało się dokonać jakiejkolwiek modyfikacji w parametrach projektu – teraz jest to możliwe z poziomu tego samego ekranu.

Podobnie, jak w przypadku OS X, tak i aktualizacja OmniFocus 2 dla iOS 8 (jednocześnie wymagająca iOS 8 jako minimum) dodała widget do Notification Center, który miał ten sam problem, co wersja dla OS X (czyli nie wyświetlała „spóźnionych” zadań) i, który – od wersji 2.5 – również pozwala na wyświetlanie zadań z wybranej przez siebie perspektywy. Jest to jeden z trzech widgetów, których używam na swoich urządzeniach i korzystam z niego co najmniej kilka razy dziennie.

Dwie największe i najbardziej oczekiwane w iOS zmiany pojawiły się stosunkowo niedawno – w wersji 2.6. Pierwsza z nich to synchronizacja bazy metodą push. Bo choć odkąd pojawił się iOS 7, który umożliwił odświeżanie aplikacji w tle, które OmniFocus wspierał od początku, nie trzeba było czekać na synchronizację przy każdym uruchomieniu aplikacji, ale niestety, nie oznaczało to, że za każdym razem po jej otwarciu wszystkie modyfikacje dokonane na innym urządzeniu były tam od razu widoczne. Każdy, kto używał OmniFocus dla iOS w wersji sprzed 2.6 z pewnością niejednokrotnie oznaczył zadanie jako wykonane np. o 15:30 przy komputerze, a o 17:00 w telefonie pojawiło się powiadomienie o tym, że minęła due date tego samego zadania. Takie sytuacje zdarzały mi się niemal codziennie i z czasem wyrobiłem sobie nawyk ręcznego wymuszania synchronizacji za każdym razem, gdy wychodziłem z pracowni, żeby potem – w swoim wolnym czasie – nie widzieć nieaktualnych i nieprawdziwych powiadomień o zadaniach do wykonania. Teraz to już przeszłość. Każda zmiana dokonana przy komputerze jest niezwłocznie wysyłana do serwera, a ten „wypycha” ją do pozostałych urządzeń i aktualizuje ich stan, nawet jeśli aplikacje są wyłączone. Oczywiście, działa to także na poziomie widgetu (oraz powiadomienia czy plakietki na ikonie), z którego potrafią znikać nieaktualne zadania lub pojawiać się nowe przy każdym jego odświeżeniu.

Od teraz, działa to więc tak, jak zawsze powinno.

Druga ze wspominanych zmian to tryb nocny. Poprzednia wersja OmniFocus dla iPhone’a czy iPada (ta z czasów iOS 6) miała dość ciemny interfejs, więc nigdy nie był to duży problem. Gdy jednak pojawił się – inspirowany wzornictwem iOS 7 – OmniFocus 2, interfejs w ogromnej większości bazował na białym tle. Używanie aplikacji po zmroku czy w nocy, nawet przy minimalnym podświetleniu ekranu, było zwyczajnie nieprzyjemne. Do obejścia tego problemu, od bardzo dawna używałem systemowej opcji umożliwiającej odwrócenie kolorów po trzykrotnym naciśnięciu przyciku Home13. Jak nietrudno się domyślić, pomagało to tylko doraźnie. Aktualny tryb nocny w OmniFocus to prawdziwie dopracowane rozwiązanie.

W mojej opinii to jeden z nielicznych dla iOS przykładów tego, że autorzy rozumieją, że tryb nocny to coś więcej niż tylko zmiana jasnych kolorów tła na ciemne. Zmieniona jest więc cała paleta barw w taki sposób, żeby nie wystąpiła sytuacja, w której coś nas nieprzyjemnie „oślepi”. Nawet w bardzo dobrze zaprojektowanej aplikacji Instapaper, w trybie nocnym, gdy otwiera się link w aktualnie czytanym artykule, uruchamia się widok przeglądarki, który przed załadowaniem się strony ma białe tło, a tym samym iPad staje się na kilka chwil jasno świecącą taflą ekranu14. Nie muszę mówić, jak nieprzyjemne to jest po np. 40 minutach czytania w łóżku, nocą, gdy wzrok przyzwyczaił się do już czarnego tła. OmniFocus nie funduje takich niespodzianek – jest odpowiednio i bardzo przyjaźnie dla oka wygaszona, a sam tryb nocny uruchamia się automatycznie na podstawie aktualnej jasności ekranu. W ustawieniach aplikacji można samemu zdecydować, w którym momencie, tj. przy jakiej wartości podświetlenia, ma następować przełączenie między dwoma trybami pracy OmniFocus.

W tej samej wersji wprowadzono także możliwość flagowania zadań za pomocą gestu ’swipe’, co również znacząco poprawiło wygodę współpracy z aplkacją.

Powyższe nowości oraz fakt, że OmniFocus 2 dla iOS została tak przemyślana, choćby pod względem wymaganej ilości tapnięć (tj. ich redukcji względem wersji wcześniejszej) w celu osiągnięcia danego rezultatu, sprawia, że dużo rzadziej używam wersji na komputerze, nawet w sytuacjach, w których wcześniej zrobiłbym to bez wahania. Po części bierze się to z faktu, że OmniFocus dla iOS jest teraz w pełni funkcjonalnym klientem (skoro perspektywa Review jest już nawet w iPhone’ie) i użycie komputera bardzo rzadko jest już wymagane, a po części dlatego, że aplikacja ta stała się naprawdę wygodna w obsłudze.

Ceny

Nowa wersja OmniFocus dla OS X, uniwersalna aplikacja dla iOS i ich podział na wersje Standard i Pro to – w zależności od sytuacji i wcześniejszych zakupów – dobra lub nie-całkiem-dobra wiadomość. Nowi użytkownicy są w o tyle komfortowej sytuacji, że dla nich OmniFocus jest tańszy niż kiedykolwiek wcześniej (39,99 € dla OS X i 39,99 € dla iOS), jeśli zdecydują, że wersja Standard jest dla nich wystarczająca, przynajmniej na razie (Pro zawsze można dokupić później, zarówno w wersji dla OS X, jak i dla iOS). Ci z Was, którzy jednak wcześniej zainwestowali w którąś z wcześniejszych wersji, muszą dokonać płatnej aktualizacji, która ze względu na ograniczenia App Store (a pomimo starań twórców, którzy utworzyli bundle, żeby zminimalizować koszt aktualizacji dla dotychczasowych użytkowników) spotkała się z raczej negatywnym odbiorem potencjalnych użytkowników. Powstrzymam się w tym miejscu od komentarza dotyczącego niechęci wynagradzania deweloperów za ich pracę, a w zamian za to odeślę do artykułów wsparcia Omni Group, podających możliwości upgrade’u w zależności od posiadanych już aplikacji:

W przypadku wersji dla OS X, której 14-dniową wersję testową można pobrać ze strony twórców, istnieje możliwość przełączania się między Standard a Pro, żeby sprawdzić czy wersja standardowa jest wystarczająca lub czy rozszerzona jest warta dopłaty.

Apple Watch

Nie mogę nie wspomnieć o tym, że uniwersalność aplikacji dla iOS oznacza również, że może ona działać również na nadgarstku, jeśli jego posiadacz/posiadaczka ma tam Apple Watch. Ja nie mam ani tego drugiego ani intencji, by to zmienić, więc nie mogę napisać niczego więcej w tej materii. Jedyne, co widziałem, to poniższe demo:

Praktyka

Żeby zaprezentować jak zawarte w powyższej części tekstu teorie sprawdzają się w praktyce, opiszę swój przykładowy dzień z użyciem OmniFocus, przerywając opis pewnie niejednokrotnie, żeby wyjaśnić użyte rozwiązania.

Jak większość z Was wie, pracuję z domu – pracownia jest po prostu wydzieloną częścią mieszkania – więc swoje godziny pracy w dużej mierze ustalam sam. Tym samym, nie zawsze zaczynam i kończę pracę o tych samych porach (co ma tyle samo plusów, co minusów). Pierwszą rzeczą, którą robię rano, po prysznicu, a jeszcze przed pierwszą kawą to sprawdzenie czy w Inbox pozostało coś z poprzedniego dnia, co nie jest przypisane do żadnego projektu i kontekstu. Jeśli w wyniku zaniedbania swojej wieczornej rutyny dnia poprzedniego znajdują się tam jakieś pozycje, dokonuję szybkiej organizacji – najczęściej na iPadzie. Wszystko po to, by chwilę później, mieląc ziarna kawy, otworzyć perspektywę ’Planning’ i widzieć tam wszystko na swoim miejscu.

Zanim jednak to nastąpi, przeglądam perspektywę ’Forecast’, która poza zadaniami przeterminowanymi (czyli ze statusem Overdue) oraz tymi, które muszą zostać wykonane danego dnia (Due date wypada dziś)15, wyświetlają również oś czasu z wydarzeniami z wybranych kalendarzy. To daje mi szybki ogląd tego, jakiego rodzaju dzień mi się zapowiada, tj. czy mam zaplanowane jakieś spotkania lub rozmowy telefoniczne wokół których będę mógł „powciskać” różne zadania czy raczej dzień w całości jest zależny ode mnie.

Dodatkowo, przez fakt, że w tym samym widoku widzę zadania, które muszę tego dnia wykonać, potrafię oszacować ile czasu zostanie mi na wszystkie pozostałe zadania. Ta wiedza przyda mi się w następnym kroku, czyli w perspektywie ’Planning’.

Widok ten zawiera listę wszystkich zadań, którymi mogę się dziś zająć – oznacza to, że są tu wszystkie zadania, których defer date przypada dziś lub wcześniej i, które są możliwe dziś do wykonania (tj. których Availibility wyświetla się jako Available). Oznacza to, że lista ta zawiera wszystkie pozycje z projektów typu Single Actions oraz Parallel, a także pierwszą możliwą do wykonania akcję z projektów typu Sequential. Dla przykładu, jeśli wśród projektów mam zestaw fotografii ślubnych dla Pary (typ Sequential), to choć jest tam i ‘obróbka kolorystyczna’ i np. ‘wybór zdjęć do pokazu’, to pierwszym krokiem jest ‘selekcja materiału’ i tylko ta pozycja wyświetli się w perspektywie ’Planning’. Odwrotnie, w przypadku projektów, w których kolejność wykonania nie ma znaczenia, zostaną wyświetlone w całości16. W zależności od dnia, lista pozycji na dany dzień zawiera od 20 do 70 pozycji. Nietrudno się więc domyślić, że ogromna większość z tych zadań zostaje zignorowana lub przełożona na przyszłość poprzez zmianę Defer date (tak, jak przekładane było chociażby napisanie tego artykułu – OmniFocus podaje mi dzień 3 października 2014 roku jako datę utworzenia tego zadania). Te jednak, na których wykonanie się decyduję, oznaczam flagą, żeby pojawiły się w kolejnej perspektywie, o której za moment.

Jeśli tej samej porannej rutyny z jakichś przyczyn dokonuję nie na iPadzie, a przy komputerze, to jak w większości tego typu działań, korzystam ze skrótów klawiszowych. OmniFocus pozwala na przypisanie takowych do każdej z perespektyw, ale jak pisałem w artykule „Wielki powrót Caps Lock”, nie lubię tego, że są to skróty lokalne, tj. aplikacja musi być włączona i aktywna, żeby zadziałały. Dlatego, za pomocą nieocenionego Keyboard Maestro, utworzyłem kilka skrótów globalnych, które po wciśnięciu sprawdzają czy aplikacja jest włączona, a jeśli nie – uruchamiają ją, a dopiero potem przechodzą do wybranej perspektywy. Nie poprzestałem jednak tylko na tym; każdy skrót poza uruchomieniem wybranej perspektywy, dostosowuje jeszcze wielkość i położenie okna aplikacji na ekranie, a także decyduje, które elementy okna OmniFocus mają być widoczne. I tak kombinacja caps lock + 1, poza uruchomieniem aplikacji i przejściu do perspektywy Inbox, ustawia jeszcze wielkość okna na 1150 pikseli w poziomie i 750 w pionie, wyśrodkowuje okno na ekranie i upewnia się, że pasek narzędzi oraz boczny panel inspektora są włączone (wówczas łatwiej jest organizować pozycje z ’Inbox’). Ze względu na fakt, że Keyboard Maestro pozwala na wyłączanie konkretnych grup makr na danym komputerze (nawet, jeśli wszystkie makra są synchronizowane), to dla obu komputerów mam poustawiane różne wielkości okna aplikacji.

Jak widać na powyższym zrzucie, podzieliłem to makro na dwa mniejsze (to drugie to ’maxi’, określające wielkość i wygląd okna aplikacji), głównie po to, żeby móc się do nich odwoływać z poziomu innych makr i ewentualne poprawki nanosić tylko raz, zamiast kilka. Jeśli więc ten sam układ i wielkość okna chciałbym zastosować do perspektywy ’Forecast’, to wystarczy, że makro uruchamiające tę perspektywę wyzwoli także makro ’maxi’. Dzięki temu też, jeśli kiedyś będę chciał zmienić rozmiar tego okna (bo np. zmienię MacBooka Air 11“ na …innego MacBooka), to wystarczy, że zmienię wartości w ’maxi’.

Skoro perspektywę ’Inbox’ uruchamiał skrót caps lock + 1, to nietrudno się domyślić, że ’Forecast’ włączana jest skrótem caps lock + 2, a ’Planning’ – caps lock + 3. Te dwie perspektywy włączają się już bez panelu inspektora, w nieco węższym oknie. Tak wygląda to „na żywo”:

Trzy powyższe kroki (Inbox, Forecast, Planning) mogę wykonać jednak na każdym urządzeniu – najczęściej jest to iPad lub (coraz częściej) iPhone i rzeczywiście odbywa się to w trakcie przygotowywania pierwszej filiżanki podwójnego espresso. Z nią udaję się już do komputera, gdzie wciskam caps lock + 4, co uruchamia perspektywę ’Today’ i zmniejsza okno, wyłączając wszystkie paski boczne oraz pasek narzędzi, zostawiając mnie sam na sam z listą zadań, która wyświetla wyłącznie te zadania, które muszę i, które – oznaczając flagą w trzecim kroku – zdecydowałem się dziś wykonać. Lista jest niepogrupowana, ale posortowana pod kątem tego, jak pilne jest dane zadanie (tj. przeterminowane – jeśli takie są – u góry, następnie te, których Due date mija dziś, również w kolejności pod względem godzin, jeśli zostały w Due date zdefiniowane, a wszystkie pozostałe poniżej). Najważniejsze, żeby w ustawieniach perspektywy, w polu Filter by status wybrać Due or Flagged.

U mnie, zadania wyświetlone w tej perspektywie są niepogrupowane, bo korzystam z innego rozwiązania (o którym za moment), ale gdyby ktoś chciał lub potrzebował je pogrupować, OmniFocus daje taką możliwość. Dla przykładu – jeśli chciałoby się oddzielić zadania ważne od zadań pilnych, w myśl koncepcji priorytetów Eisenhowera – wystarczy wybrać Flagged w Group actions by i Due w Sort actions by.

Jak widać w powyższym nagraniu, mając otwarte to małe okno, nadal mogę skrótami klawiszowi przełączać się do innych perspektyw. Najczęściej zmieniam tam ’Today’ na ’AM’ (szczególnie w dni, w których mam dużo do zrobienia – przełączenie się do perspektywy ’AM’ pozwala mi jeszcze bardziej skrócić – przynajmniej wizualnie – tę listę) lub ’PM’. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby tego samego okna używać do wspomnianych wcześniej perspektyw ’Inbox’, ’Forecast’ i ’Planning’.

Wiem, że są też użytkownicy, dla których OmniFocus stanowi coś w rodzaju bazy danych wszystkich zadań, ale już w ciągu dnia woleliby obcować z innym interfejsem czy nawet wydrukować sobie taką listę – dla nich właśnie Matthew Spear przygotował skrypt OFList, który potrafi wyeksportować oflagowane zadania do pliku .md:

Sam z niego nie korzystam, bo wolę mieć kontrolę nad tymi zadaniami także w ciągu dnia, ale zaznaczam, że taka opcja istnieje, chociażby dlatego, że mając plik .md można go umieścić w GeekTool czy w którymś z serwisów jak Dash czy Geckoboard.

Czasem, w dni, w które zadań na liście ’Today’ jest stosunkowo dużo, korzystam jeszcze z dwóch innych perspektyw, które – w nawiązaniu do kontekstów – nazwałem ’AM’ i ’PM’, tworząc w ten sposób podział na zadania wykonywane „w pracy” i „po pracy”. Ze względu na fakt, że bazują one właśnie na kontekstach, utworzenie takich perspektyw jest banalnie proste – wystarczy zduplikować perspektywę ’Today’, w pasku bocznym wybrać interesujący nas kontekst i w oknie ustawień perspektywy kliknąć ’Add Current Sidebar Selection’.

W ten sposób dana perspektywa przefiltruje listę w taki sposób, żeby pokazać zadania przypisane wyłącznie wybranemu kontekstowi (lub kontekstom). Obie perspektywy mają własne swoje skróty klawiszowe (caps lock + 5 oraz caps lock + 6) i wyświetlają się na ekranach głównych urządzeń z iOS:

Podział na ’AM’ i ’PM’ pomaga w jeszcze jednej rzeczy; otóż w centrum powiadomień w telefonie, ustawiam sobie perspektywę ’AM’ zamiast całego ’Today’, po to, aby „w trakcie pracy” widzieć tam tylko zadania „służbowe”, a „po pracy” – nie widzieć nic. To daje poczucie zakończenia czegoś, wyczyszczenia listy, świadomość, że skończyło się pracę na dziś. Jeśli więc po 17:00 chciałbym zobaczyć, co powinienem robić, uruchamiam aplikację ręcznie i zaglądam do perspektywy ’PM’. Minusem takiego rozwiązania jest fakt, że jeśli w popołudniowych zadaniach jest coś, co tego dnia ma swoją Due date, to je przegapię17. Żeby tego uniknąć, centrum powiadomień na iPadzie, do którego zaglądam nadspodziewanie często, wyświetla całą perspektywę ’Today’.

Bez względu na wybrane grupowanie i sortowanie, w tym momencie (tj. po wybraniu perspektywy ’Today’ lub ’AM’) na ekranie wyświetla się kilka, maksymalnie kilkanaście zadań, które powinny być dziś wykonane. Taka lista – choć przedstawiona w ładnym, skromnym oknie, które nie zajmuje dużo miejsca na ekranie –  to jednak dla mnie za mało; potrzebuję wizualną reprezentację czasu, jakim danego dnia dysponuję. Ze względu na fakt, że od lat używam kalendarza jako podstawowego miejsca do planowania czasu, to właśnie tam trafiają zadania z listy ’Today’. Oczywiście, nie przepisuję ich, a jedynie przeciągam z okna OmniFocus na konkretną godzinę w kalendarzu:

Poza wspomnianą już wizualną reprezentacją dnia, taki zabieg pozwala mi jeszcze na ograniczenie czasu, jaki poświęcę danemu zadaniu, po to chociażby, żeby upewnić się, że pozostałe zadania również będą miały szansę na bycie wykonanymi. Ze względu na sposób, w jaki tworzę projekty i zadania (czyli rozdzielam je na wiele niedużych kroków, głównie po to, żeby łatwiej było zacząć, choć nie tylko) bardzo rzadko zdarza się, że danego zadania nie wykonuję w całości w przeznaczonym mu bloku czasowym. Jeśli jednak tak się zdarza, to wolę wykonać dane zadanie np. w 70% i nie oznaczać go jako wykonanego, tylko dokończyć je kolejnego dnia, a dziś przejść do kolejnego zadania z listy – kalendarz, który wyświetla się w centrum powiadomień na każdym urządzeniu, z którego korzystam, bardzo w tym pomaga. W przeciwnym wypadku, znając siebie i swoje niewyplenione do końca skłonności do perfekcjonizmu, istnieje spora szansa, że te brakujące 30% danego zadania zajęłyby mi np. 2 godziny, co znacząco zmniejszyłoby szanse pozostałych rzeczy do zrobienia.

Mimo że opis powyższego rozwiązania wymagał kilkuset słów, to w rzeczywistości wykonanie pierwszych trzech kroków na iPadzie zajmuje mi od 30 do 90 sekund, a krok czwarty z nałożeniem zadań na oś czasu w kalendarzu – kolejną minutę. Po tym czasie zabieram się do pracy, co jakiś czas odznaczając na liście kolejne zadania, które OmniFocus wykreśla w widoku listy.

Rzecz jasna, bardzo często się zdarza, że plan z kalendarza nie zostaje wykonany – sam nie jestem robotem, a i świat się nie zatrzymuje, żeby pozwolić mi na wykonanie swoich zadań bez żadnego rozpraszania z zewnątrz. Nie ma w tym nic złego – na tym przecież właśnie polega tzw. rzeczywistość. Z czasem nabiera się jednak sporej wprawy, zarówno w materii określania czasu niezbędnego na wykonanie danego zadania, jak i zostawiania marginesu na rzeczy nieprzewidziane. Jeśli w tym miejscu mogę służyć radą, to w momencie ustalenia czasu koniecznego dla danego zadania, polecam pierwszą wartość, jaka przyjdzie na myśl pomnożyć przez 2, czyli zarezerować godzinę na zadanie, które wydaje się, że wymaga 30 minut pracy. Większość z nas ma bowiem skłonność do zaniżania takich szacunków. U mnie w domu od kilku lat krąży coś w rodzaju żartu o 4 godzinach; wielokrotnie, gdy wydawało mi się, że byłem bliski końca jakiegoś projektu i żona pytała mnie ile jeszcze pracy mi zostało, często odpowiadałem (naprawdę w to wierząc): „4 godziny”, podczas gdy tak naprawdę okazywało się, że były to 2 lub 3 dni. Teraz jestem mądrzejszy o tyle, że odpowiedziałbym co najmniej „8 godzin”, tyle tylko, że teraz już mnie nikt nie pyta. A ja wcale się temu nie dziwię.

W ciągu dnia bardzo często zdarza się też, że pojawiają się nowe zadania, które powinny trafić do bazy OmniFocus. Bez względu na to, czy jest to po prostu pomysł, który zrodził się podczas pracy, mail od klienta czy rozmowa telefoniczna, takie zadania powinny niezwłocznie znaleźć się w ’Inboxie’ OmniFocus. Dotyczy to zwłaszcza wszelkich spotkań czy rozmów telefonicznych, po których zawsze dokonuję krótkiego „wyrzucenia” z głowy wszystkich wykonalnych czynności, którymi powinienem się zająć, a które w trakcie takiej rozmowy zostały poruszone. Doświadczenie nauczyło mnie, że nie mogę sobie ufać, gdy myślę „ok, to tylko pięć rzeczy, zapamiętam je wszystkie i dopiszę je do OmniFocus później”. A jeśli dodać do tego fakt, że OmniFocus bardzo ułatwia cały proces dopisywania nowych zadań (choćby poprzez użycie Quick Entry czy wspomnianych na początku tego artykułu rozwiązań z użyciem Drafts dla iOS), to nie ma żadnego powodu, żeby tego nie robić.

Gdy podczas pracy oznaczam zadania jako wykonane, nie potrzebuję ich już widzieć, a dodatkowo bardzo lubię to skracanie listy zadań, które potwierdza mi, że podążam zgodnie z planem. Żeby osiągnąć ten efekt kurczenia się listy bez konieczności zmiany perspektywy na inną, korzystam ze – znanego użytkownikom terminala – skrótu klawiszowego ⌘+k, który czyści listę z zadań już wykonanych18.

Wracając na moment to zagadanienia kontekstów, warto dodać, że – przynajmniej w teorii – często są one związane z daną lokalizacją, np. ’dom’ i ’biuro’, po to chociażby, żeby na etapie tworzenia perspektyw móc stworzyć sobie takie listy, które nie wyświetlają zadań z lokalizacji innej niż ta, w której się aktualnie znajdujemy. Dotyczy to jednak wyłącznie nazwy danego kontektu. OmniFocus dla iOS idzie krok dalej – pozwala na tworzenie kontekstów, które rzeczywiście bazują na fizycznej lokalizacji urządzenia (a w domyśle i użytkownika). Po utworzeniu takiego kontekstu, aplikacja jest w stanie przypomnieć o przypisanym do niego zadaniu19, gdy użytkownik do niej dotrze lub z niej wyjdzie (do wyboru).

Jest też trzystopniowy zakres dokładności, więc można dostosować obszar danej lokalizacji do własnych potrzeb. W moim systemie mam kilka takich kontekstów, dotyczących spraw załatwianych poza domem. Często jest bowiem tak, że podczas planowania dnia nie wiem jeszcze, że będę np. przejeżdżał obok poczty, z której mam do oderbania jakąś przesyłkę, więc mimo że takie zadanie mam na liście, to nie oflagowuję go, a tym samym w ciągu dnia nie widzę go w zadaniach do wykonania. Mimo to, jeśli tylko znajdę się w pobliżu poczty, telefon zawibruje mi w kieszeni, a na ekranie pojawi się przypomnienie o odebraniu przesyłki20.

Na liście kontekstów znajduje się u mnie także ’Waiting’, który „przechowuje” te zadania, których wykonanie nie zależy ode mnie. Są to więc albo zadania oddelegowane, zlecone komu innemu, albo zadania, które tak naprawdę wcale nimi nie są. Zdarza się bowiem, że wysyłam klientowi jakiś projekt do wglądu, ale przez kilka kolejnych dni nie otrzymuję od niego akceptacji. Żeby się przed tym uchronić, tworzę zadanie „Przypomnienie: projekt x – wizualizacja”, które pojawi się na liście ’Planning’ po trzech dniach. Nie byłbym sobą, gdybym nie znalazł rozwiązania, które zrobi to wszystko automatycznie – Curtis Clifton napisał skrypt, który oznacza zadanie „projekt x – wizualizacja” jako wykonane, tworzy nowe zadanie „Przypomnienie: projekt x – wizualizacja” w wybranym wcześniej konktekście i ustawia Defer date za trzy dni od momentu jego wywołania. Dodatkowo, w polu notatek do zadania, wpisuje datę wykonania – w tym przypadku – wizualizacji, co może się przydać, jeśli później – już ręcznie – dokonamy modyfikacji Defer date.

Kolejnym skryptem, którego używam w ciągu dnia pracy (głównie pod jego koniec) jest Defer to Tomorrow, który – jak sugeruje nazwa – zmienia datę pojawienia się zadań na liście na jutrzejszą21. Korzystam z tego w sytuacji, w której wiem, że już dziś nie zdążę się z danymi zadaniami uporać, a nie chcę ich po południu widzieć na liście. Największym plusem użycia skryptu do tej czynności jest możliwość przesunięcia kilku zadań jednocześnie. Przy okazji, nadmieniam, że „jutro” jest w moim OmniFocus ustawione jako „jutro o 5:00 rano”.

Gdy bowiem używa się domyślnego ustawienia, czyli północy, to zadania przełożone „na jutro” pojawiają się na liście o północy, co potrafi drażnić, gdy pracuje się przy komputerze w nocy, odznacza się już przedostatnie lub nawet ostatnie zadanie z listy i nagle pojawia się np. pięć kolejnych.

Jest jeszcze jeden skrypt, z którego korzystam i choć nie używam go codziennie, to za każdym razem, gdy go uruchamiam, myślę sobie, że powinien być częścią aplikacji, zaimplementowaną przez Omni Group już dawno temu. Chodzi o ’Templates.scpt’ autorstwa Chrisa Sauvé, który niweluje pewien spory minus aplikacji OmniFocus, czyli brak możliwości tworzenia szablonów projektów. Kilkanaście akapitów wyżej, przy okazji opisu projektów Sequential wspomniałem, że każda para, będąca moimi klientami, to osobny projekt. Mimo to, zestaw zadań w każdym z nich jest przecież taki sam – po każdym reportażu tak samo muszę zaimportować materiał z kart, dokonać selekcji, obróbki kolorystycznej (podzielonej na etapy), wybrać najlepsze zdjęcia do pokazu przy odbiorze, wyeksportować i umieścić na wybranym przez parę nośniku, następnie poczekać na wybór fotografii do kolejnych realizacji, zaprojektować album, wysłać wizualizację albumu do pary, poczekać na akceptację, wysłać projekt do drukarni itd. Dobrze byłoby więc móc przygotować taki szablonowy projekt raz, a potem go duplikować zmieniając tylko nazwę na imiona – właśnie tak działa skrypt ’Templates.scpt’. Jego implementacja i stworzenie szablonowego projektu nie należą może do najłatwiejszych, zwłaszcza dla początkujących użytkowników, ale późniejsza współpraca z nim to już sama przyjemność:

Chciałbym teraz napisać, że po zakończonym dniu pracy zaglądam do perspektywy ’Review’, żeby sprawdzić co tam na mnie czeka, ale tak mógłbym napisać tylko w jakiejś idealnej rzeczywistości, w której jestem znacznie bardziej zdyscyplinowany niż jestem w tej. Zaglądam tam jednak wieczorem, najczęściej już przed snem i robię to z kilku powodów. Głównym jest oczywiście chęć utrzymania zawartości bazy OmniFocus możliwie aktualnej i uporządkowanej według reguł, które sam sobie stworzyłem, co jest częścią metodologii GTD, o której wspominałem na początku. Zgodnie z teorią taki przegląd powinno się robić raz w tygodniu i powinien on obejmować całą zawartość bazy. Sam robię to jednak co wieczór dlatego, że OmniFocus pozwala (a ja korzystam) na ustawienie osobnych interwałów wymaganego przeglądu dla każdego z projektów. Oznacza to, że część projektów przeglądam co tydzień, a część np. co trzy miesiące. Co więcej, nawet te cotygodniowe przeglądy mam ustawione na różne dni tygodnia dla różnych projektów. Dzięki temu zamiast jednej potężnej sesji, która potrafiła trwać nawet 30 minut i, podczas której (zwłaszcza pod koniec) część czynności wykonywało się mechanicznie, byle tylko odznaczyć projekt jako przejrzany, mam co najwyżej kilkudziesięciosekundowy przegląd codziennie. To sprawia, że wygodnie mogę tego dokonać nawet na telefonie i jednocześnie znacząco zwiększa szanse na wykonanie takiego przeglądu. W tym samym czasie zaglądam także do ’Inbox’ i wszystkie zadania, które dopisałem tam w ciągu dnia, przypisuję odpowiednim projektom i kontekstom.

Tak wygląda to w dni powszednie, czy też – bardziej dokładnie – w dni pracujące. Weekend, jak wiadomo, rządzi się własnymi prawami i dlatego też należy mu się osobny kontekst i osobna perspektywa. Kiedyś należała mu się nawet osobna aplikacja – miałem przygodny „romans” z aplikacją Swipes, w której zapisywałem właśnie zadania „prywatne”, żeby w dni wolne nie musieć zaglądać do OmniFocus, pełnego zadań „służbowych”. Na dłuższą metę takie rozwiązanie okazało się być – z wielu powodów – nietrafione. Postanowiłem więc wrócić do OmniFocus ze wszystkim, ale nadal w taki sposób, żeby widzieć tylko to, co potrzebuję w odpowiednie dni. Stąd też perspektywa i kontekst ’weekend’. Ten drugi to zadania w większości „prywatne”, które już z góry zakładam, że mogą zostać wykonane tylko w wolnym czasie. Perspektywa ’weekend’, to oczywiście, wszystkie możliwe do wykonania zadania przypisane kontekstowi ’weekend’, ale nie tylko. Ująłem w niej także niewykonane zadania z „popołudniowego” kontekstu ’PM’. Dzięki temu, w sobotę widzę nie tylko „weekendowe” zadania, ale także te, których nie zdążyłem zrobić w piątkowe popołudnie. Wiedza o tym, kiedy zadanie z danego kontekstu pojawi się w odpowiedniej perspektywie, bardzo pomaga też już na etapie samej organizacji, więc korzyść jest niejako podwójna.

Braki

W powyższej części artykułu przedstawiłem OmniFocus raczej w superlatywach22 i choć jest to narzędzie bliskie idealnemu, wszyscy wiemy, że takie oprogramowanie nie istnieje. Co więc jest nie tak z OmniFocus? Zdarzają się sytuacje, w których chciałoby się, żeby aplikacja była choć trochę bardziej inteligentna. Pierwszy przykład:

Mam projekt, który z jakichś przyczyn jest wstrzymany. Gdy w ’Inboxie’ pojawia się nowe zadanie, które właśnie przypisuję do tego projektu, życzyłbym sobie, że OmniFocus poinformował mnie, że projekt, do którego zadanie ma trafić jest wstrzymany i pozwolił na jego aktywację już w tym momencie, bez potrzeby przechodzenia do wspomnianego projektu. Aktualnie zdarza się bowiem, że dodaję zadanie do projektu, o którym nie pamiętam, że jest wstrzymany i nawet, jeśli zadanie jest oflagowane, to nie wyświetli się w mojej liście ’Planning’ ani tym bardziej ’Today’. Podobnie rzecz się ma z projektami typu Sequential, gdzie kolejność ma kluczowe znaczenie. W sytuacji, w której dodaję do takiego projektu zadanie z ’Inbox’ też chciałbym być zapytany czy zadanie umieścić jako ostatnie w kolejności (tak OmniFocus zachowuje się domyślnie) czy jako pierwsze (co znacznie częściej byłoby zachowaniem pożądanym).

Drugi przykład to zadania powtarzalne. Mimo wielu opcji konfiguracji zadań tego rodzaju, określane w nich daty są stałe. Oznacza to, że wszelkie ich modyfikacje dotyczą nie tylko danego wystąpienia zadania powtarzalnego, ale i wszystkich kolejnych; jeśli więc drugiego dnia miesiąca wyświetla mi się na liście jedno z zadań powtarzalnych, które ma swoją Due date ustawioną na trzeci dzień miesiąca, a ja z jakichś przyczyn akurat w tym miesiącu nie jestem w stanie tego zrobić konkretnego dnia, to nie mogę przesunąć tego zadania na czwarty dzień miesiąca, bo wtedy w kolejnym miesiącu, zadanie pojawi się o dzień czy dwa za późno. W podobnych w sytuacjach w kalendarzach, aplikacje pytają czy dokonać zmiany tylko w tym wystąpieniu czy zastosować je do wszystkich kolejnych – i takie coś również bardzo przydałoby się w OmniFocus. Innym rozwiązaniem mogłaby być możliwość ustalenia czegoś w rodzaju Permanent Defer Date i Permanent Due Date, które w zadaniach powtarzalnych pozostałyby niezmienione bez względu na zmiany dat poszczególnych wystąpień. Aktualnie, żeby sobie z tym radzić i nie musieć mieć czerwonej plakietki na ikonie w Docku, oznaczam dane zadanie powtarzalne jako wykonane, jednocześnie tworząc nowe o identycznej treści, ale już z odpowiednią datą i, oczywiście, jako pojedyncze, tj. niepowtarzalne. Nie jest to duży problem, wiem, ale jednak z chęcią zobaczyłbym takie udogodnienie, żeby pozbyć się swojego mało eleganckiego rozwiązania.

Kolejny „problem” dotyczy widoku ’Forecast’ w iPhone’ie i iPadzie, który przedstawia zawsze tylko jeden dzień. W mojej opinii, ogromnym plusem wersji dla OS X jest właśnie fakt, że scrollując można zobaczyć jak pracowicie zapowiadają się kolejne dni. Żeby dokonać tego samego na urządzeniu z iOS trzeba tapnąć na każdy dzień osobno. Wiem jednak, że nie tylko ja zwracam na to uwagę i, że w Omni Group zmiana tego stanu jest na – nota bene – liście rzeczy do zrobienia.

Nadal brakuje mi też możliwości wygodnej współpracy OmniFocus z OmniPlan, tak, abym jako „menadżer” i „pracownik” w swojej działalności nie musiał wprowadzać poszczególnych projektów ręcznie w obu miejscach. Nie miał bym też nic przeciwko, żeby istniał łatwy sposób na przekładanie wielu zadań w czasie – inaczej niż pojedynczo. Przyczepiłbym się również do paska narzędzi (toolbar), który może być wyświetlany w formie ikon lub tekstu, z których, rzecz jasna, wybieram formę tekstową. Gdy jednak kliknie się na taką tekstową pozycję, zamiast wykonać wybraną akcję, przełącza pasek narzędzi w tryb ikon i dopiero ponowne kliknięcie na ikonę wykonuje akcję. Na szczęście większość z tych akcji można wykonać z poziomu klawiatury, więc nie przeszkadza to na co dzień.

Podsumowanie

Już z samego stosunku ilości akapitów zawierających superlatywy pod adresem OmniFocus do tych, wytykających jej niedociągnięcia widać, że jestem zachwycony zarówno aplikacją, możliwościami, które oferuje, jak i jej swego rodzaju siłą, którą docenia się tym bardziej, im bardziej jest się zajętym – to największy jej atut. Zaraz za nim jest jej uniwersalność. Nieważne jak „działa” Twój umysł i jak – choćby nieświadomie – w myślach układasz sobie priorytety i strukturę projektów, nad którymi pracujesz; będziesz mógł dostosować OmniFocus do swoich potrzeb i swojego systemu, a nie odwrotnie, jak ma to miejsce w większości konkurencyjnych rozwiązań.

Gdy już dopasuje się aplikację do siebie i będzie się z niej korzystać regularnie, w taki sposób, że jej zawartość zawsze będzie aktualna, stworzy się system, któremu będzie można całkowicie zaufać i nigdy już nie martwić się tym, że coś ważnego zostanie zapomniane lub pominięte, a jednocześnie, nie być każdego dnia przytłoczonym ilością zadań do wykonania. Żeby tak było wystarczy tylko prawidłowo korzystać z Defer date, Due date i wszystkich wspomnianych wcześniej ustawień zadań powtarzalnych. W ten sposób, OmniFocus będzie pokazywał tylko to, co potrzebujesz zobaczyć, dokładnie wtedy kiedy będziesz potrzebował/a to widzieć.

Jeśli jesteś nowym (lub dopiero potencjalnym) użytkownikiem OmniFocus, polecam na początku „wypełnić ją” projektami z tylko jednej materii swojego życia, wyrobić sobie nawyk regularnego korzystania z – najlepiej – całego „pakietu”, a dopiero potem rozszerzyć go na inne płaszczyzny. Dobrze by było, gdyby to „rozszerzenie” również następowało stopniowo. W ten sposób uniknie się przeładowania systemu i wrażenia, że poświęca się temu np. 40 minut dziennie. Nie mogę również nie polecić wydanego przez Omni Group eBooka czy obejrzenia screencastów wykonanych przez Screencast Academy, które powinny ułatwić zrozumienie podstawowych mechanizmów działania aplikacji.

Jeśli miałeś już styczność z OmniFocus wcześniej, albo nawet korzystasz aktualnie, ale nie jesteś do końca zadowolony/zadowolona, proponuję przenieść wszystkie swoje swoje aktualne projekty do osobnego folderu i rozpoczęcie od nowa; wypisz wszystko, co masz w głowie, stwórz nową hierarchię projektów i kontekstów i nie bój się wprowadzać zmian do swojego systemu. Zwyczajnie oczyść to, co już zebrałeś, zaczynając niejako od początku. Sam, w ciągu tych kilku lat z OmniFocus, zrobiłem to dwukrotnie i za każdym razem ten świeży start bardzo mi pomagał.

Obecnie, jak wspomniałem już wcześniej, OmniFocus sprawia, że mam pewność, że wszystko wykonywane jest w odpowiedniej kolejności i, że całkowicie pozbyłem się niepokoju związanego z tym, że coś mi umyka, a wszystko to przy minimalnym zaangażowaniu czy „mentalnym wysiłku” z mojej strony i poświęceniu raptem kilku minut każdego dnia. Żywię nadzieję, że powyższy artykuł pomoże w osiągnięciu takiego samego komfortu i Tobie.


  1. Kończąc poprzedni tekst, napisałem:

    „Świadomość, że o niczym nie muszę pamiętać, bo wszystko na bieżąco zapisuję do tego magicznego pudełeczka, któremu mogę zaufać”

    i nic się w tej materii nie zmieniło. 

  2. systemowy Mail, MailMate, Mailplane, Airmail i Postbox 
  3. Druga pojawiła się w marcu 2015 roku. 
  4. I tak, rozumiem, że AM i PM oznaczają co innego niż przed 17:00 i po 17:00, ale mimo to dzieląc zadania w ten sposób, jest mi po prostu łatwiej. 
  5. która we wcześniejszych wersjach programu nazywała się „Start date” 
  6. Więcej o historii OmniFocus dla OS X znajdziecie w tym artykule
  7. Co więcej, użytkownicy od początku narzekali na gęstość „upakowania” informacji – sam o tym pisałem w jednym z wydań „à propos piątku”. Twórcy z Omni Group nie tylko zmniejszali ilość „powietrza” z wersji na wersję, ale i udostępnili specjalny tryb compact, dla tych, którzy chcielibyjeszcze bardziej „ścieśnić” ilość zadań na ekranie. 
  8. Będąc aktualnie jednym z betatesterów aplikacji dla iOS, bardzo naciskam na to, żeby podobną funkcjonalność miał ten widok także na urządzeniach przenośnych. 
  9. Który jednak można zmienić w Preferencjach Systemu 
  10. Czyli te kwadraciki, w które klikamy zaznaczając zadanie jako wykonane, uwalniając tym samym dawkę dopaminy oraz pokłady satysfakcji. 
  11. Widget wyświetlał zadania, które w danym dniu miały swoją due date lub były due soon. Problem polegał na tym, że nie wyświetlał zadań ze statusem overdue z poprzedniego dnia. Można było nawet zauważyć, jak zadanie, które miało swoją due date na przykład o 17:00, staje się czerwone po 17:00, tylko po to, żeby po północy …zniknąć całkowicie. 
  12. Wyjątkiem są tu np. konteksty bazujące na lokalizacji, które w wersji dla OS X są ignorowane, tj. wyświetlają się i można im przypisywać nowe zadania, ale OmniFocus nie aktywuje przypomnienia o wykonaniu danego zadania, jeśli Mac znajdzie się w wybranej lokalizacji, tak, jak ma to miejsce w przypadku iPhone’a i iPada. 
  13. Do ustawienia w ustawieniach systemu: Settings » General » Accessibility » Accessibility Shortcut » Invert Colors 
  14. Zresztą, sam ekran, pojawiający się podczas uruchamiania aplikacji, też jest bardzo jasny, więc przy każdym otwarciu aplikacji nocą oślepia na moment. 
  15. w perspektywie ’Forecast’ można jeszcze wybrać opcję wyświetlającą zadania, których Defer date przypada na dziś, czyli te, które wcześniej zostały przez nas odsunięte, żeby nie wyświetlały się na liście. Sam nie korzystam jednak z tego rozwiązania. 
  16. Choć można to zmienić, zmieniając ’Available’ na ’First available’ w polu ’Filter by availability’ w ustawieniach perspektywy – wówczas tylko pierwsza pozycja z projektu zostanie wyświetlona w takiej perspektywie, a po oznaczeniu jej jako wykonanej, automatycznie zostanie zamieniona na kolejną. 
  17. Tj. dowiem się o nim w momencie otrzymania powiadomienia, czyli w chwili, kiedy stanie się przeterminowane, co czasem może być już za późno. 
  18. Lub w przypadku ’Inboxa’ – zadań przypisanych do projektów i/lub kontekstów. 
  19. Oczywiście tylko wtedy, gdy jest ono możliwe do wykonania, czyli gdy Defer date przypada dziś lub wcześniej, a projekt, w którym się ono znajduje, nie jest wstrzymany. 
  20. Kiedyś w podobny sposób używałem OmniFocus także jako listy zakupów, ale brak możliwości dzielenia jej z Żoną, sprawił, że korzystam z innego rozwiązania. 
  21. Choć, jeśli robi się to ręcznie, to polecam odsuwać w czasie całe projekty nadrzędne, a nie pojedyncze zadania, żeby te pierwsze również zniknęły ze wszystkich perspektyw. 
  22. „raczej”, bo przecież wspomniałem o braku natywnej możliwości tworzenia szablonów projektów. 
  • Czapki z głów! Świetny tekst, Miłosz :)

    Swoją drogą, jeśli Żona zastanawia się, tak jak to miało miejsce ostatnio, czy ktoś przeczyta ten tekst, to odpowiadam, że tak – przeczytałem.

    • Dziękuję. Zawsze wiedziałem, że jesteś dzielny :)
      Żona, gdy dziś przescrollowała artykuł, rzeczywiście, ponownie uznała, że nikomu nie będzie się chciało tego czytać. Teraz uważa, że pewnie jesteś jedynym.

  • Tekst genialny ( ale to już norma :)) Fajne podejście do kontekstów, trochę podobne do story point-ów w Scrum-ie – ja mam zawsze problem z ich określeniem tak aby ich uzupełnianie nie wydawało mi sie sztuczne.
    A nie uważasz ze brakuje w OF możliwości współpracy z innymi? Żeby np. byly projekty/zadania które możesz współdzielić z innymi?
    Da sie jakoś na iOS przeciągać do kalendarza zadania tak jak na OS X?

    • Dziękuję Ci bardzo.
      Oczywiście, w sekcji „Braki” nie ująłem braku możliwości współdzielenia zadań z innymi, bo przez lata przyzwyczaiłem się do tego na tyle, że uznaję to jako cechę, a nie wadę tej aplikacji :) Ale, jak wspomniałem przy okazji fragmentu o liście zakupów, rzeczywiście, rozwiązałoby to wiele problemów i wyeliminowało konieczność używania inych narzędzi.
      Co do iOS; aktualnie, niestety, nie. Zdaje się jednak, że iOS 9 i może któraś z kolejnych aktualizacji OF ma szansę przynieść podobne rozwiązanie.

      • No tak – OF jest w dużej mierze używany przez freelancerów i geek-ów którzy cenią swoje królestwo perfekcyjnej listy zadań :) w dodatku mam wrażenie ze cały marketing jest nastawiony na power userow, a “szerowanie” to domena lamerskich aplikacji w stylu Trello :)
        Przy okazji – jak sprawuje sie Keys-To-Go? Nie przeszkadza Ci ze korzysta sie wtedy ze zwykłej okładki Apple która powoduje ze dotykanie na ekranie rusza iPadem? Ja korzystając tak np bez Origami dostawałem białej gorączki jak musiałem sie przełączać pomiędzy aplikacjami gestem z trzema palcami i zawsze musiałem ograniczać sile nacisku bo inaczej iPad leżał za chwile na plecach :) wiem ze w iOS 9 jest już CMD + Tab ale okazało sie ze pokazuje tylko kilka ostatnich aplikacji a nie wszystkie otwarte.

        • Jestem bardzo zadowolony. Niestabilność, o której piszesz to domena wszystkich zewnętrznych klawiatur, więc ciężko mieć pretensje do Keys-To-Go; przez lata używania iPada z bezprzewodową klawiaturą Apple zdążyłem do tego przywyknąć, a rzeczywiście iOS 9 ułatwia sprawę (bardziej cieszy mnie możliwość wysłania wiadomości w iMessage bez konieczności dotykania ekranu niż ⌘+TAB :)

  • empet

    Fantastyczny opis aplikacji. Ma ten tekst jednak i słabą stronę – sprawił, że od wczoraj biję się z myślami, czy na pewno potrzebuję kupić OF :) Na Mac mam już trial, ale jednak kusi zakup na iOS

    • Dziękuję.
      Rzeczywiście, nie mogę nie polecić OmniFocus jako „zestawu”, jeśli korzysta się z urządzeń z iOS. Dobrze, że chociaż w wersji dla OS X jest trial.

  • Tomasz Czech

    Przeczytałem 2 razy od początku do końca i przeczytam pewnie jeszcze ze 2 – a potem oczyszczę OF i zacznę przygodę z nim od nowa. Genialny tekst Miłoszu!

    • Dziękuję, bardzo mi miło. i, oczywiście, cieszę się, jeśli okaże się, że artykuł się przydał.

  • Gregory

    Świetny tekst – pozwala poukładać sobie na nowo kilka rzeczy w głowie. Cieszę się, że udało Ci się skończyć. Temat OF wydaje się nie mieć końca, a czytając Twój tekst, z każdą linijką ogarnia coraz większy smutek, że zaraz dojdę do ostatniej. Chciałbym jednak zaznaczyć, że OF jest jedynie narzędziem a godny podziwu jest sposób wykorzystania go przez Ciebie i konsekwencja w byciu jak najbardziej produktywnym. Dzięki za dobry tekst.

  • Mike

    Świetny artykuł! A co do OmniOutlinera… jak go używasz? Warto użyć tego narzędzia do np. zapisywania wszystkich wydatków, przychodów itd.?

    • Dzięki!
      Zarządzanie finansami to dość trudny temat; nie sądzę, żebym odważył się użyć do tego celu narzędzia, które nie jest temu dedykowane. OmniOutlinera używam wyłącznie jako …outlinera właśnie i to najczęściej tylko do importu pliku .opml z MindNode (na etapie tworzenia listy wygodniej mi operować na interfejsie mapy myśli, a podczas pracy, tj. już pisania artykułu, zwyczajna lista w OO sprawdza się lepiej).

      • Mike

        To jakiej apki używasz do zarządzania finansami?:)

        Mógłbyś wypisać wszystkie aplikacje jakich obecenie używasz i do czego? :) np. OmniFocus – do zadań, Calendar – do planowania czasu wykonania poszczególnych czynności itd.?

        Bardzo mnie zainspirowałeś twoim sposobem organizacji pracy… Fajnie by było jakbyś pisał artykuły systematycznie, niekoniecznie za free:)

        • To się nigdy nie zdarzy. Chętnych do płacenia za takie treści jest zdecydowanie za mało, żeby czas poświęcony takiemu pisaniu opłacił się chociaż minimalnie (powyższy artykuł jest tego doskonałym przykładem).

  • QDS

    Czy jest jakaś opcja aby wyczyścić bazę na serwerze Omni? Chciałem zacząć od początku, ale udaje mi się tylko wyczyścić bazę która jest w iPadzie.

  • Adam Nowak

    brawa za ten artykuł! sporo czasu mi zajęło jego przetrawienie, ale nawet nie próbuje sobie wyobrazić ile czasu w niego włożyłeś, więc ani myślę narzekać – 100% tekstu wartościowe:) Mogę tylko podziękować za taki fajny insight i przedstawienie Twojego typowego dnia z użyciem OmniFocus!

    sam dopiero zaczynam przygodę z OF, ale każdy kolejny dzień utwierdza mnie w przekonaniu że to właściwa droga!

  • RafalOpalski

    Miłoszu, czy gdzieś można znaleźć skrypt o którym wspominasz? Przepisałem go z załączonego printscreena, lecz u mnie nie to nie działa. BTW – świetny tekst.

  • RafalOpalski

    Miłoszu, czy używasz innych produktów ze stajni OmniGroup? Interesuje mnie zwłaszcza Twoja opinia o OmniPlan i OmniOutliner. Czy masz jakieś doświadczenia? Miłego dnia, Rafał.